Dématérialiser un document, c'est le produire directement au format numérique à partir d'un système d'information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d'information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
Mais, concrètement, comment dématérialiser les documents ? Cette transition implique plusieurs étapes. L'identification du périmètre du projet des documents concernés, la numérisation des documents papier et enfin la gestion des documents dans un système d'information électronique.
Pour faire des économies ! Le gain de productivité est le principal objectif des entreprises qui suppriment le papier. Le passage au numérique permet de gagner du temps. Vos fournisseurs auront la satisfaction de pouvoir suivre l'état de leurs factures dématérialisées et ils pourront être payés plus vite.
Pour passer à la dématérialisation, plusieurs étapes sont obligatoires. Il faut en premier lieu numériser tous les documents qui existent encore au format papier, en utilisant soit un scanner, soit un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ou OCR).
Connectez-vous à votre espace à l'aide de vos identifiants. Accédez à la rubrique "Mes échanges avec mon Pôle Emploi" puis "Envoyer un document". Suivez ensuite la procédure de transmission en ligne.
Dématérialiser un document, c'est le produire directement au format numérique à partir d'un système d'information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d'information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
L'un des principaux enjeux de la dématérialisation, c'est le passage des documents papier aux documents électroniques. Parce qu'ils permettent de centraliser l'information et d'en faciliter l'accès, de réduire l'empreinte écologique et de faire des économies.
Dans cette démarche de transformation radicale des modèles de développement, la dématérialisation progresse au sein des organisations et entreprises mondiales. Pour une entreprise, la dématérialisation signifie le remplacement de ses supports d'information au format papier par des supports au format numérique.
La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l'accès au télétravail dans les entreprises. Passer au numérique réduit par ailleurs les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés vous apporte enfin un gain de place non négligeable.
Le format numérique correspond à l'appellation d'un document au format numérique. Un document au format numérique peut correspondre à la prise d'une photo avec un appareil numérique, la création d'un document sur un traitement de texte ou la numérisation d'un document papier, et bien plus encore !
C'est un document créé directement sur ordinateur et qui ne contient que des éléments générés par le logiciel qui l'a créé, que ce soit du texte ou des dessins. On parlera aussi de document numérique natif.
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises traitant avec le secteur public, quelle que soit leur taille, doivent transmettre leurs factures sous format électronique. De même, toutes les entités publiques de l'Union européenne sont tenues d'accepter les factures électroniques qui leur sont adressées.
Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
Absence de connexion internet et/ou d'équipement pour certaines personnes, absence de compte bancaire (500 000 personnes en France) et donc impossibilité de recevoir un virement bancaire par internet pour d'autres, problème de confusion entre sites publics et sites privés pour les demandes en ligne de carte grise par ...
La dématérialisation est entrée en vigueur en entreprise dans les années 90. Elle deviendra obligatoire d'ici 2024 pour sa réception. Qui dit facture fournisseur électronique, dit Gestion Electronique des Documents et Système d'Archivage Electronique.
1er juillet 2024 : Les grandes entreprises devront passer le cap de la dématérialisation et émettre des factures électroniques. 1er janvier 2025 : C'est au tour des ETI de prendre le tournant du digital en envoyant leurs factures sous format numérique.
La numérisation fait référence au passage du format papier au numérique. Il s'agit d'une première étape cruciale, par laquelle votre organisation est à nouveau en phase avec son temps, ce qui lui permettra de relever de nouveaux défis.
En particulier, un moteur de recherche des villes adhérentes à COMEDEC est disponible à l'adresse suivante : https://ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC/Villes-adherentes-a-la-dematerialisation. Il permet aux usagers de vérifier si leur commune de naissance est raccordée à COMEDEC.