Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
Les bénéficiaires d'un contrat d'assurance-vie doivent le conserver 10 ans dès lors qu'ils ont connaissance du contrat. Logement : avis d'échéance, quittances et courriers de résiliation sont à conserver durant 2 ans avant recyclage dans une poubelle.
Tous les carnets (santé, vaccination, groupe sanguin), les certificats et les examens médicaux sont à conserver à vie. Le récapitulatif de remboursement émis par l'assurance-maladie et maternité doit être gardé 2 ans (délai de reprise en cas de trop-perçu).
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
WinRAR. Il s'agit d'une solution d'archivage qui aide les utilisateurs à créer des sauvegardes de données, à extraire des fichiers, à gérer des documents, etc.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
Accédez à l'endroit où vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom de votre dossier, puis appuyez sur Entrée. Pour enregistrer un document dans le nouveau dossier, ouvrez-le, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,accédez au nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour effectuer un excellent plan de classement, il est bon de penser à mettre en place un système de codification. Cela consistera à attribuer à chaque document un code unique dans le but de distinguer le niveau de classification et l'ordre des séries dans chaque catégorie.
On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal. Le classement géographique est un classement par zones géographiques (pays, régions, départements, villes) ; au sein de chaque zone, les éléments sont classés alphabétiquement. Un tableau regroupe les régions dans l'ordre alphabétique.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
5 -Mettez-les dans l'eau
Cette méthode demande un peu de patience, mais elle peut être très efficace si elle est appliquée correctement. Pour rendre vos documents illisibles, il suffit de les laisser tremper pendant au moins 24 heures dans un seau d'eau.
Vos déclarations de revenus, avis d'imposition et justificatifs utilisés dans le cadre de votre imposition (justificatif de frais réels par exemple) doivent être conservés 3 ans. Les avis d'impôts locaux (taxe foncière et taxe d'habitation) doivent être conservés 1 an.
Selon le Code du Travail, ces fiches de paie dématérialisées doivent être conservées pour une durée de 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié atteigne l'âge de 75 ans (contre 5 ans au format papier).
Combien de temps conserver vos registres. En général, vous devez conserver tous vos registres et toutes les pièces justificatives pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ces documents se rapportent.
Il est fortement conseillé de garder vos relevés de compte pendant 5 ans minimum. Rien ne vous y oblige, mais en cas de problème vos relevés vous seront utiles. Ce délai de conservation correspond au délai de prescription de droit commun pour les actions personnelles et les actions immobilières.