Comment Réagiriez-vous face à un client en colère ?
S'il est en colère, renforcez vos manifestations d'empathie. Une astuce : imaginez-vous à sa place et tentez de voir comment vous réagiriez dans la même situation. Montrez aussi que vous avez vraiment la volonté de résoudre le problème. Et souvenez-vous que le client est persuadé que sa situation est unique.
Écoutez-le attentivement et paraphrasez ses propos pour montrer que vous le comprenez. Posez-lui des questions qui ne nécessitent que « oui » ou « non » comme réponse. Et si besoin, évoquer un autre rendez-vous ou une obligation personnelle (comme aller chercher votre petit dernier à la crèche).
Cher (Monsieur, Madame), Nous avons bien pris en compte votre courrier (mail) du (date) concernant votre commande du (date), qui ne vous a pas apporté toute satisfaction. Nous vous présentons tout d'abord nos excuses pour ce désagrément et vous assurons de toute notre compréhension face à votre mécontentement.
Comment dire non à un client sans le mettre en colère ?
Ecoutez calmement la demande de votre client jusqu'au bout, attachez-vous à rester le plus calme possible. Reformulez et faites préciser : l'objectif est de bien comprendre la demande. Utilisez la force du "POURQUOI ?" : questionnez pour comprendre ce qui motive le client à faire cette demande.
Pour cela, posez lui des questions, reformulez-les afin de lui montrer que vous avez compris ce qu'il recherche et que vous allez dans son sens. Explorez de façon large son fonctionnement et ses habitudes liées au produit ou service que vous voulez lui vendre.
Être à l'écoute de soi, de ses émotions, avoir recours à des techniques corporelles de respiration, identifier ce qui est ressenti comme néfaste ou, au contraire, stimulant, permet de faire face efficacement à la pression et, par ailleurs, de s'affirmer en situation de tension.
Vous accorder de courtes pauses régulièrement tout au long de la journée peut améliorer votre capacité de gestion du stress. Toutes les deux heures, prenez cinq petites minutes pour prendre l'air, faire des exercices de respiration, de yoga ou de méditation.
Quelle attitude adopter face à un visiteur bavard ?
Recadrer l'interlocuteur lorsqu'il marque une pause, en lui demandant l'objet exact de son appel ; Prévenir éventuellement l'interlocuteur du temps qui vous est imparti pour lui répondre, du fait de votre charge d'activité ; Prendre l'initiative de le rappeler en définissant le temps de l'appel.
L'objectif est de faire constater puis reconnaître les problèmes posés. En cas de comportement agressif, émotif, déstabilisateur... Ralentissez ! Quelle que soit la situation, il faut surtout éviter de ne rien faire en espérant que les choses vont s'arranger d'elles-mêmes.
Un client agressif, c'est celui qui n'accepte à aucun prix qu'on lui refuse, par exemple, une demande ou un permis. Il ne comprend pas ou ne veut pas comprendre le « NON ».
Reformulez son problème pour être sûr d'avoir bien compris (et d'avoir tous les éléments) Faites-lui un proposition et soyez attentif à valider sa satisfaction. Travaillez sur une bonne communication pour être sûr que tout est compris de chaque côté ; Adoptez le bon ton : restez calme, amical et empathique.
Montrez de temps en temps que vous êtes à son écoute, en répondant par « D'accord » ou « Je comprends ». Une fois son explication terminée, dites-lui que vous comprenez son émotion en formulant des excuses sincères et en lui promettant de trouver une solution.
Vous pouvez utiliser une formule du genre : « Bonjour (nom de l'appelant). Je m'appelle (votre nom), je serai heureux de vous aider. ». Utiliser le nom de la personne qui appelle et le dire correctement est un moyen efficace de lui faire savoir que vous avez l'intention de l'aider.