Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).
- Délai compté en jour franc : lundi + mardi + mercredi même si c'est un jour férié + jeudi + vendredi + samedi + lundi de la semaine suivante. Report au jour suivant si le 7e jour tombe un samedi, un dimanche (comme c'est le cas dans notre exemple) ou un jour férié.
La convocation à l'assemblée générale doit avoir lieu au moins 15 jours avant la date de la réunion.
Assemblée générale : un délai de convocation de 21 jours
Le délai légal de convocation des copropriétaires à la prochaine assemblée générale est fixé par l'article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Le texte prévoit que la convocation est notifiée « au moins 21 jours avant la date de la réunion ».
La date et l'heure de l'assemblée générale (AG) sont fixées par celui qui la convoque(1). C'est donc généralement le syndic qui décide de cette date, en principe après consultation du conseil syndical. Un ou plusieurs copropriétaires peuvent demander le report de la tenue de l'AG.
La convocation doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l'Assemblée générale (AG) par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou électronique (LRE) avec l'accord écrit du copropriétaire.
Il peut s'agir du président, secrétaire, bureau, conseil d'administration ou alors des sociétaires de l'association (adhérents). Certains membres de l'organisme peuvent également convoquer une AGE en justifiant son intérêt ou son urgence. Mais uniquement si les clauses statutaires le prévoient.
L'état des dettes et créances; Le budget prévisionnel, soit celui que le conseil d'administration entend présenter pour fins de consultation; Tout projet de modification à la déclaration de copropriété; Une note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.
Le quorum. Le quorum est le nombre minimum de membres dont la présence est requise pour que l'assemblée générale puisse valablement délibérer : si ce nombre n'est pas atteint, aucune décision ne peut être prise.
Notification. Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés). Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail.
A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Mais attention, celle-ci doit être envoyée au syndic dans un délai suffisamment long avant la prochaine assemblée générale.
C'est le syndic de copropriété qui prépare les projets de résolutions et qui établit l'ordre du jour de l'AG de copropriété. Selon l'article 26 du décret du 17 mars 1967, ce document doit être rédigé en concertation avec le conseil syndical.
les jours calendaires correspondent aux 7 jours de la semaine, donc du lundi au dimanche. les jours ouvrés correspondent aux 6 premiers jours de la semaine, donc du lundi au samedi compris. enfin, les jours ouvrables correspondent aux 5 premiers jours de la semaine, donc du lundi au vendredi compris.
En jours. Le jour de départ est le jour suivant l'acte, l'événement, la décision ou la notification qui fait courir le délai au regard de la loi. Par exemple, si l'on reçoit une assignation devant le tribunal le lundi, le délai démarre le mardi, le jour de la réception de l'acte ne compte pas.
Le délai se compte de date à date : il s'achève théoriquement le même jour et le même mois que celui du départ mais d'une autre année (la dernière du délai). Le dernier jour compte entièrement dans le délai (jusqu'à minuit, c'est-à-dire jusqu'à 23h59 inclus).
Le syndic doit obtenir l'accord express de chaque copropriétaire pour communiquer mails et téléphone aux autres copropriétaires. Par contre il peut et il doit communiquer l'adresse postale. Le document par lequel le syndic communique la liste des copropriétaires et leurs coordonnées postales est la feuille de présence.
En théorie, non, l'ordre du jour ne peut pas être modifié, il n'existe plus d'ordre du jour complémentaire. Une fois que la convocation a été envoyée, l'assemblée doit s'en tenir à ce qui a été indiqué. Les copropriétaires peuvent demander au syndic l'inscription de questions à l'ordre du jour, et ce à tout moment.
Le locataire ne peut saisir ou contacter le syndic, sauf si ce dernier est également chargé de la gestion de son logement. Dans ce cas, il sera saisi en tant que représentant du bailleur et non en tant que représentant du syndicat.
Comme cité précédemment, les membres peuvent décider de créer une association sans président. Toutefois, le bureau provisoire doit décrire le mode d'organisation dans les statuts dès l'assemblée constitutive. Il faut énumérer les organes dotés d'un réel pouvoir de décision et définir leur fonctionnement.
La loi du 1901 n'oblige pas une association à se réunir lors d'une assemblée générale tous les ans, sauf si les statuts de l'association le prévoient. En règle générale, les statuts mentionnent que « les comptes sont approuvés annuellement » ce qui impose la convocation d'une assemblée générale annuelle.
Il existe des solutions très proches qui permettent l'envoi de convocations d'AG par voie 100% électronique : LRE ou avis électronique – d'ailleurs l'avis électronique est envoyé sous le format d'un email.
La loi n°65-557, du 10 juillet 1965, permet à un copropriétaire seul de demander la tenue d'une assemblée générale concernant ses seuls intérêts, en contrepartie de quoi, il sera tenu d'en supporter les frais.