On appelle conduite de réunion l'ensemble des actions à entreprendre afin d'organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d'effets.
Pour être efficace, une séance a besoin de l'écoute de chacun. Et pour s'assurer de l'attention générale, rien de tel que de prévenir les participants qu'ils devront répondre à la fin de la séance à un certain nombre de questions.
Comment prendre la parole au cours d'une réunion ?
Comment prendre la parole en réunion ? Que ce soit une anecdote pertinente, une image marquante, un chiffre percutant, un son époustouflant ou toute autre phrase d'accroche pour commencer la réunion, peu importe. Le tout, c'est d'en ''mettre plein la vue'' à votre auditoire dès le début, selon le spécialiste.
Quelles sont les qualités d'un bon animateur de réunion ?
L'animateur de réunion doit à la fois réunir des qualités de communicant et de manager. Neutre, il synthétise et reformule ce qui a été dit de façon à recentrer les échanges sur les objectifs. Cela permet également de préparer le compte rendu qu'il remettra après la réunion.
Définissez un lieu, une date et un horaire adéquat. Rédiger l'ordre du jour. Fixez une durée (en prenant soin de garder un peu de marge) Invitez les participants en précisant le format de la rencontre ainsi que le rôle de chacun et les objectifs attendus.
Pendant cette première réunion, pensez aussi à exprimer votre enthousiasme à l'idée de rejoindre cette équipe. N'oubliez pas que vous devez être une source d'inspiration pour vos collègues. Alors s'ils vous sentent motivé, à l'écoute et positif, cela ne pourra qu'augmenter la cohésion de l'équipe.
Comment gérer les personnalités difficiles en réunion ?
Être très présent tout au long de la réunion : reformulation et passage de parole. Relativiser en douceur ce que vient de dire le leader : « Monsieur X vient de nous exprimer sa position ; il y a probablement d'autres avis ? » Interroger le groupe sur son éventuelle apathie : « Je vois que personne n'ose parler…»
L'objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret. Un objectif que l'on peut visualiser focalise mieux l'énergie du groupe. Il est judicieux, en début de réunion, de dessiner une image ou un brouillon de ce que l'on veut obtenir à l'issue de celle-ci.
Madame/Mademoiselle/Monsieur, Nous avons le plaisir de vous informer de la tenue d'une réunion extraordinaire de notre association. Elle se déroulera le [date] à [heure] heures dans nos locaux de [adresse de l'association]. Cette réunion aura pour objectif [à préciser].
Quel est le rôle de l'animateur dans une réunion ?
Le rôle de l'animateur consiste à établir les trois bases essentielles de toute réunion fructueuse : l'objectif, le but recherché et la marche à suivre. Autrement dit, il doit expliquer pourquoi les personnes sont réunies, les résultats attendus et la façon d'y arriver.
Une préparation de séance ne doit pas être un carcan pour le déroulement du cours. Une préparation de séance envisage clairement des étapes alternant oral, écrit, temps collectif, temps individuel. La séance est vraiment un temps de travail pour l'élève. Toute séance débouche sur un bilan.
Un moyen simple est de demander à chaque participant de noter sa définition spontanée du problème. Les différentes définitions sont ensuite partagées pour identifier des axes de recherche pour la phase de production d'idées. Il est important que chacun s'exprime pour amorcer le travail créatif.
1. Réunion des membres d'une assemblée qui délibèrent ou travaillent ensemble ; durée de cette réunion : Une séance de l'Académie. 2. Intervalle de temps consacré à une activité, un traitement, etc., et qui peut être répété ; contenu de ce temps : Une séance de travail.