Interrogée par: Marie Roy | Dernière mise à
jour: 5. Dezember 2023 Notation: 4.6 sur 5
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La façon la plus simple pour structurer la documentation d'entreprise est de l'organiser en groupes en créant un répertoire commun pour chaque département d'entreprise. Le dossier avec le nom spécifié sera créé dans la section Commun. De la même manière vous pouvez ajouter autant de dossiers que vous souhaitez.
La gestion des documents est un système ou un processus utilisé pour capturer, suivre et stocker des documents électroniques tels que des PDF, des fichiers de traitement de texte et des images numériques de contenu sur papier.
Le service de documentation doit faire connaître et faire valider ses missions et orientations. Il doit assurer la cohérence de l'équipe sur des objectifs clairs et acceptés, la définition de ses publics et de ses prestations. La politique documentaire peut faire l'objet d'un document de cadrage.
La documentation augmente le savoir collectif de tous ceux avec qui vous travaillez. Lorsque le partage d'informations devient la norme dans votre équipe, vous profitez d'une transparence accrue et d'une culture plus collaborative et stratégique.
La documentation est donc l'action de sélectionner, de classifier, d'utiliser, et de diffuser des documents. Par extension, la documentation désigne l'ensemble des renseignements et des documents : par exemple, la Documentation française.
Quels sont les objectifs de la gestion documentaire ?
de faciliter la diffusion et le partage de l'information ; de gagner en temps et productivité ; d'améliorer la collaboration (lien vers article GED et travail collaboratif) ; de réduire les coûts relatifs à l'achat de papier, d'encre, etc. ; liés à la reprographie.
Pourquoi mettre en place une gestion documentaire ?
Mettre en place une GED permet le stockage, le classement et l'archivage des documents dans un même logiciel. Un projet de GED améliore donc la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, ainsi que la productivité des collaborateurs de l'entreprise.
Quels sont les principes fondamentaux de la gestion des archives ?
Ces principes clefs sont la notion de fonds d'archives, le principe du respect des fonds, la théorie des trois âges, le plan de classification (plan de classement), le cadre de classement, le calendrier de conservation, et le bordereau de versement.
Quels sont les outils de classement des documents ?
les outils de classement des documents comprennent les dossiers physiques avec étiquettes, les classeurs, les chemises, les pochettes plastiques, ainsi que les solutions de classement numérique telles que les logiciels de gestion de documents et les applications de stockage en ligne.
Il s'agit d'un modèle pour organiser la documentation d'un système de management de la qualité (SMQ). La pyramide permet de comprendre comment les documents sont articulés entre eux. En haut de la pyramide se trouve le manuel qualité qualité qui inclut ou fait référence aux processus.
On doit faire preuve de jugement critique pour en évaluer la qualité et il faut garder en tête que toute information dont on ignore la provenance devrait a priori être écartée. Pour évaluer la qualité des sources, on se posera les questions suivantes : QUI ? Quelle est la provenance du document et qui en est l'auteur ?
Quel est la première mission de la documentation ?
C'est la première mission de la documentation : rendre la connaissance accessible. Cet objectif n'est pas propre aux pionniers de la documentation. En effet, cette volonté d'accès s'inscrit dans la lignée des Lumières et notamment du projet encyclopédique.
un service qui dépouille les documents et en dégage tous les éléments utilisables en vue de la préparation de répertoires, de dossiers, d'analyses, etc. ; un service qui met la documentation à la disposition du public, par information, communication, publication, reproduction, traduction, etc. »