Privilégiez l'empathie et la considération, et montrez-lui que vous avez compris la situation. Par ailleurs, si vous êtes face au client, n'oubliez pas que le langage corporel parle pour vous. Veillez à ce que votre communication verbale et non verbale soit synchronisée ; le client percevra ce genre de détails.
Le client mécontent s'apaisera toujours plus rapidement face à la sincérité de son interlocuteur. Expliquez-lui honnêtement comment et pourquoi ce problème a eu lieu. Cela ne sert à rien de cacher la vérité ou de s'engager sur des promesses qui ne seront pas tenues, car le client s'en rendra compte très rapidement.
Apporter une réponse à toute critique démontre votre empathie. Même si votre client a tort, vous devez être capable de mettre votre ego de côté. Adoptez un ton professionnel et prouvez que vous faites tout votre possible pour comprendre puis résoudre tout type de situation pour votre clientèle.
Soyez très précis avec ce type de client, dès que vous comprenez ce dont il a besoin, simplifiez-lui la tâche et servez-le. Cependant, soyez bien sûr d'avoir tout clarifié avant de le faire signer. Il pourrait être aussi impulsif pour défaire le contrat, s'il s'aperçoit qu'il a fait une erreur…
Comment parler à un client mécontent ou agressif ?
Reformuler, acquiescer, demander de développer les points sensibles… autant d'éléments qui vont vous permettre de montrer que vous êtes engagé dans la relation client et que vous comprenez le mécontentement. Il s'agit généralement du meilleur moyen de désamorcer une agressivité au téléphone.
Comment désamorcer la colère d'un client mécontent ?
Une réponse calme et posée peut aider à apaiser la situation et à prévenir l'escalade du conflit. L'empathie joue également un rôle clé : montrer au client que vous comprenez son point de vue et que vous êtes là pour l'aider peut grandement contribuer à désamorcer la tension.
Comment Gérez-vous les clients difficiles ou en colère ?
Démontrez de l'empathie.
Dites-lui que vous comprenez ce qu'il vit et proposez-lui de trouver une solution ensemble. S'il est en colère, renforcez vos manifestations d'empathie. Un truc : placez-vous dans ses souliers et tentez de voir comment vous réagiriez dans la même situation.
Lorsque le client est colérique ou agressif au téléphone, prenez sa demande en note (elle est souvent faite dès le début de l'appel) ou assurez-vous qu'il la précise. ...
Permettez au client d'exprimer son point de vue et passez en mode solutions.
Prêtez attention au ton et aux mots que vous utilisez.
Gérer le conflit avec un client : 6 techniques infaillibles
Écouter le client pour identifier les raisons et son mécontentement et ses attentes. L'écouter vraiment, sans essayer d'argumenter ou de lui couper la parole, lui montrer que vous lui portez de l'intérêt et êtes prêt à l'aider.
Pour imposer le respect, il faut également oser dire oui et non, exprimer posément notre pensée, notre désaccord, partir quand une situation cesse de nous convenir, ne pas laisser autrui envahir notre bulle, notre espace vital. En fait, pour se faire respecter, il suffit en fait d'être ce que l'on est.
Encouragez le dialogue, pratiquez une écoute active, reformulez, faites prendre conscience à votre collaborateur des conséquences de ses dérapages pour l'équipe et l'entreprise et décidez conjointement des pistes d'amélioration, fixez des objectifs dans ce sens et suivez l'évolution.
En effet, les gens impulsifs ont tendance à personnaliser les choses, vivre ce qui est dit comme une attaque ou se méprendre sur les intentions de l'autre. La TIP va alors aider le patient impulsif à se mettre à la place de l'autre, identifier correctement ses intentions et ses émotions.
Comment Réagissez-vous Si un client vous insulte et si il ne veut pas s'arrêter ?
Dans de tels conflits, le silence est une solution efficace. Si il hausse le ton ou vous insulte, laissez-le reprendre son calme et extérioriser. Laissez passer environ une minute. Si, après cela, le patient n'est toujours pas calmé et se montre agressif dans ses paroles, empruntez un comportement plus ferme.