Pour obtenir le paiement de vos factures, vous devez pouvoir justifier d'un écrit consacrant l'accord passé avec le client et sur lequel figurent les modalités et le délai de paiement. Cet écrit peut prendre la forme d'un contrat, d'un devis ou encore d'une facture.
Une copie de vos relevés bancaires
Si vous avez réglé par carte bancaire, par virement bancaire ou encore par chèque, vous pouvez alors utiliser vos relevés bancaires. En effet, dans ces derniers, figure notamment l'historique de tous vos comptes. Vous pouvez ainsi rapidement justifier le paiement de la facture.
Deux nouvelles mentions obligatoires sont exigées sur les factures : le numéro du bon de commande (lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur), mais aussi l'adresse de facturation du vendeur et de l'acheteur (si cette dernière est différente de l'adresse du siège social).
Une attestation de paiement d'une facture est un document, prenant souvent la forme d'une lettre, qui confirme la réception du paiement d'une facture. L'attestation de paiement d'une facture est rédigée sur la demande du client par l'entreprise ou l'association qui a émis la facture.
Une déclaration sur l'honneur consiste à rédiger une lettre expliquant le contexte, le type de frais ainsi que tous les détails utiles (nom du fournisseur, dates, lieux, etc) afin de pallier l'absence de facture.
Pour attester qu'une facture est fausse, il faut réunir le devis et le bon de commande et vérifier l'identité du prestataire, le numéro SIRET ou SIREN, le numéro de TVA, les coordonnées bancaires de l'entreprise et les mentions légales.
La vérification des factures de prêt travaux permet aux banques de se prémunir contre ce genre de fraude. Elles attendent d'ailleurs souvent la preuve de paiement (présentation du chèque en banque, ticket de carte bleue, avis de virement) avant de débloquer la somme indiquée.
Date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux. Quantité et dénomination précise des produits livrés ou des prestations ou des travaux réalisés. Montant total de la facture, montant total hors taxe et montant de la taxe à payer.
Une preuve de paiement peut être un reçu (scanné, photographié ou en pdf) ou une capture d'écran de votre banque en ligne sur laquelle nous pouvons clairement voir : vos informations — nous devons voir votre nom, votre numéro de compte et le nom de votre banque.
La confirmation du virement bancaire peut-être transmise de différentes manières. Il peut s'agir d'un reçu de paiement, d'une photo, d'un scan, d'un PDF ou encore d'une capture d'écran des opérations effectuées sur l'espace client ou encore sur l'application mobile.
Les paiements en espèces entre particuliers (achat d'un meuble, d'une voiture…), n'agissant pas pour des besoins professionnels, ne sont pas limités. Mais un écrit ayant valeur de facture est obligatoire au-delà de 1 500 € pour apporter la preuve du paiement.
Il est conseillé de d'abord tenter de résoudre le problème à l'amiable par email, par téléphone ou sur rendez-vous, notamment lorsque la facture est peu élevée ou qu'il existe de bonnes relations avec le fournisseur. Pour une contestation plus importante, il est conseillé d'envoyer tout de suite un courrier recommandé.
Si le client refuse de payer malgré la fourniture des preuves, l'entrepreneur devra saisir le tribunal compétent pour condamner le client pour facture impayée. Le client pourra saisir le Tribunal judiciaire s'il s'agit d'un particulier ou le Tribunal de commerce lorsque le client est un professionnel.
Sanctions. Si le faux document est un document délivré par l'administration, les peines sont de 5 ans de prison et de 75 000 € d'amende. La simple détention d'un faux document est punie de 2 ans de prison et de 30 000 € d'amende. S'il existe plusieurs faux, les peines sont de 5 ans de prison et de 75 000 € d'amende.
Dans les grandes organisations, le contrôle des factures peut être assuré par : L'agent de facturation. L'expert-comptable. Le chargé de facturation.
La validation des documents comptables, et notamment dans le cas des factures fournisseurs, est une tâche facultative dont l'importance est parfois sous-estimée. Pourtant, elle présente de nombreux intérêts pour l'entreprise. En premier lieu, valider les factures permet de se prémunir contre le risque d'erreur.
Le faux document délivré va recouvrir une livraison de bien effective ou une prestation de services réelle. Les factures établies par le fournisseur réel sont faites à des faux noms, des fausses adresses ou pour des quantités ne correspondant pas à celles effectivement livrées.
En principe, le délai de prescription d'une facture est de : 2 ans pour les factures adressées à un particulier, 5 ans pour les factures adressées à un autre professionnel.
Les 10 mentions obligatoires pour une facture conforme
réductions ou rabais éventuels ; date d'échéance pour le paiement ; net à payer (HT + TVA) ; mentions spéciales : franchise de TVA, livraisons intracommunautaires, livraisons de biens hors Union européenne, indemnité de recouvrement, escompte.
Rédigez un document contenant les noms de l'acheteur et du vendeur, la description du matériel et le prix, la date et les deux signatures. Un relevé bancaire n'est pas suffisant à des fins comptables. Il prouve que la transaction a eu lieu, mais ne contient pas de description des marchandises.
Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation.
Dès lors que la transaction entre particuliers a une valeur égale ou supérieure à 1500 €, une preuve écrite est nécessaire. À défaut d'écrit, la vente ne pourra être prouvée ni par témoignage, ni par présomptions. Une attestation de vente peut être remise à l'acheteur particulier par le vendeur particulier.