Elle ne doit pas être trop longue. Il est important de ne pas dépasser une heure de réunion, au risque sinon que les membres décrochent. La concentration tend à diminuer au bout de 60 minutes.
Commencez la réunion en posant une simple question telle que « êtes-vous prêts? » ou « Est-ce que tout le monde va bien? » afin de capter l'attention de tous les participants dés le départ. Vous pouvez également jouer la carte de l'humour mais avec finesse.
Définissez un lieu, une date et un horaire adéquat. Rédiger l'ordre du jour. Fixez une durée (en prenant soin de garder un peu de marge) Invitez les participants en précisant le format de la rencontre ainsi que le rôle de chacun et les objectifs attendus.
Les différents types de réunions : formelle ou informelle
Une réunion formelle est toute réunion pré-organisée entre deux ou plusieurs personnes qui : A lieu pour atteindre un objectif commun et défini. Se déroule à une date, heure et lieu précis. Suit un ordre du jour clair.
De la préparation bâclée au manque de ponctualité en passant par une assignation des responsabilités et des tâches mal pensée, les raisons des échecs de vos réunions sont nombreuses. Pas de panique, il est encore possible de changer la donne.
La réunion commerciale annuelle a deux grandes orientations : faire le bilan de l'année écoulée et définir les objectifs de l'année suivante. Elle se doit d'être fédératrice et impulser un mouvement positif pour les mois qui suivent, elle doit donc être très bien préparée !
dans le groupe ? Les relations entre les participant-e-s : • Comment chacun-e s'est senti écouté-e et reconnu-e durant cette séance de travail ? Y a-t-il des choses qui ont été dites et qui ont blessé ? L'implication de chacun-e • Comment est-ce que chacun-e a pu s'impliquer durant la séance ?
Toujours dans le but de respecter la durée de la réunion, un pitch improvisé de quelques minutes peut être un moyen efficace de dynamiser la réunion. Par exemple, laissez quelques secondes au preneur d'ordre pour présenter son projet de manière claire et succincte.
L'ordre du jour indique à votre équipe l'ensemble des points qui seront abordés lors d'une réunion et lui permet de se préparer en conséquence. Idéalement, il lui servira de fil conducteur et vous permettra d'attribuer à chacun de ses membres des tâches ou d'autres actions à réaliser selon des échéances réalistes.
L'objectif de réunion oriente sur un livrable précis et concret. Un objectif que l'on peut visualiser focalise mieux l'énergie du groupe. Il est judicieux, en début de réunion, de dessiner une image ou un brouillon de ce que l'on veut obtenir à l'issue de celle-ci.
Une réunion d'équipe peut réunir, selon les entreprises, un grand nombre de personnes. Ponctuelle ou récurrente, son objectif est souvent l'occasion de faire un point sur les projets en cours de manière à partager les informations clés et à renforcer la cohésion du groupe.