Dans le cadre de l'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques dès 2024, le décret n° 2023-377 du 16 mai 2023 précise comment sécuriser des factures électroniques, au moyen d'une signature électronique qualifiée ou d'un cachet électronique qualifié.
1- Imposer la facture électronique à ses clients
Autant imposer dès à présent les factures dématérialisées à ses clients. Rien de plus simple : il suffit d'inscrire cette obligation dans les conditions générales de vente (CGV). Une initiative qui fera à coup sûr des clients mécontents.
Depuis 2020, les factures adressées par les entreprises aux structures du secteur public doivent être dématérialisées. Chorus Pro permet de transmettre les demandes de paiement. À partir du 1er juillet 2024, les entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques.
Concrètement, dès le 1er janvier 2023, toutes les entreprises seront dans l'obligation d'accepter les factures électroniques. Ces factures auront valeur d'original fiscal et devront être archivées : attention, une impression papier de cet original n'aura aucune valeur fiscale en cas de contrôle.
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d'envoyer leurs factures à destination de la sphère publique en format électronique.
Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances pour 2024.
Vous êtes concernés. Toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront accepter les factures électroniques émises par toutes les entreprises françaises dès le 01/07/2024 – et pas uniquement celles provenant des grandes entreprises, première cible d'application de la réforme.
Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Elle a la même valeur juridique qu'une facture papier. Elle doit contenir les mêmes mentions obligatoires et garantir : L'intégrité du contenu.
La facture électronique rend la communication plus claire, simple et efficace entre le(s) client(s) et le(s) fournisseur(s). La plateforme collaborative permet d'échanger directement avec son expert-comptable, de lui communiquer les documents nécessaires rapidement de manière sécurisée, d'éviter les erreurs de saisie.
Sélectionner les commandes (ou factures) et utiliser le traitement par lot adéquat. Faites ensuite un clic droit sur les commandes ou factures, et imprimez. Modifier ensuite les propriétés d'impression pour enregistrer au format PDF.
Envoyer des factures par e-mail = gain de temps et d'argent. Pour chaque facture envoyée par e-mail, les frais de papier, d'impression, d'affranchissement sont éliminés. L'autre point positif c'est que votre client. e reçoit la facture immédiatement.
Les avantages de la dématérialisation comptable
Les entreprises utilisant la dématérialisation comptable, connaissent une véritable rentabilité et un gain de temps évident. Elles ne supportent plus le coût du papier et sont plus productives grâce au temps dégagé.
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
Format des factures électroniques
Ainsi, 3 types de formats ont été retenus : le format Cross Industry Invoice (CII) ; le format Universal Business Language (UBL) ; le format mixte composé d'un fichier de données structuré au format XML et d'un fichier PDF.
Valider les factures et payer les fournisseurs
Le processus de validation est généralement assuré par le dirigeant de l'entreprise.
Il risque une amende de 75 000 € (pouvant être augmentée à 50% du montant facturé ou du montant qui aurait dû être facturé). Et en cas de récidive dans un délai de 2 ans, l'amende peut être portée jusqu'à 150 000 €. L'entreprise peut aussi se voir infliger des sanctions.
L'utilisation d'un logiciel de facturation n'est pas une obligation. Néanmoins, en utiliser un facilite grandement les tâches quotidiennes de gestion pour les entreprises ! Les tâches gérées par un logiciel de facturation sont généralement associées à un logiciel de gestion commerciale ou de gestion comptable.
Les entreprises peuvent ainsi conserver leurs factures sous deux formes : Un double de la facture délivrée : deux documents sont imprimés. L'original est destiné au client, le double papier est archivé par le fournisseur.
Pour vos impressions de documents personnels (PDF ou Microsoft Office), si vous n'avez pas d'imprimante chez vous, vous pouvez vous rendre dans le bureau de Poste le plus proche de chez vous - à condition que celui-ci soit équipé d'une borne en libre-service.