Les comptes annuels doivent être établis à la clôture de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères, et présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.
Les associations doivent, par nécessité démocratique et de bonne gestion, tenir une comptabilité. La loi du 1er juillet 1901 n'impose en la matière aucune obligation aux associations. Les statuts prévoient généralement que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l'approbation de l'assemblée.
Pour résumer, nous pourrions dire que le trésorier tient un rôle politique alors que le comptable a une fonction technique. Nous reviendrons plus loin sur cette différenciation. Ces deux fonctions peuvent être occupées par la même personne (le trésorier), mais aussi par deux personnes différentes.
Le Trésorier peut avoir à administrer des emprunts ou des placements mais, de manière générale, le trésorier contrôle les entrées et les sorties d'argent de son entreprise. La responsabilité du trésorier est de rentabiliser au maximum l'argent dont dispose l'entreprise qui l'emploie.
Le rôle du comptable bénévole est central et ses missions sont variées : gestion des comptes, classification selon le plan comptable, clôture des comptes, valorisation des contributions volontaires… C'est le garant de la santé financière de l'association !
LES DIFFÉRENTES PRÉSENTATIONS DU COMPTE
Un compte est un tableau constitué de deux parties. Par convention, la partie gauche du compte est appelée Débit et la partie droite est appelée Crédit. Il existe plusieurs tracés de comptes. Exemple de tracés.
Les trois grandes parties des comptes annuels
Les comptes annuels sont composés de 3 états financiers : le bilan, le compte de résultat et l'annexe.
Qu'est-ce que l'annexe des comptes annuels et quelle est son utilité ? L'annexe fait partie des comptes annuels. Elle comporte toute les informations d'importance significative pour compléter et commenter les informations figurant dans le bilan et le compte de résultat d'une entreprise.
Un membre adhérent n'a pas le droit d'accéder aux comptes de son association, sauf s'il en fait la demande. Toutefois, les membres secrétaires, par ailleurs assujettis au paiement de cotisations, ont le droit de connaître les comptes annuels qui rendent compte de l'activité financière de l'association.
Il doit être rédigé de façon claire, précise et transparente. L'utilisation d'images, de graphiques et de schémas est encouragée pour aider à la compréhension du rapport. Une fois rédigé et publié, celui-ci est présenté aux membres de votre Assemblée Générale.
Le président représente également l'association en justice. Il peut donc, sauf stipulation contraire des statuts, agir en justice au nom de l'association. C'est également lui qui ordonne et engage les dépenses. Le président est celui qui convoque l'assemblée générale, le conseil d'administration et le bureau.
Un commissaire aux comptes, qui contrôle ou qui a contrôlé une association, ne peut pas en devenir le trésorier.
Il existe deux types de comptabilité : la comptabilité d'engagement et celle de trésorerie. Cette dernière est plus simple à mettre en œuvre mais ne peut pas être utilisée par toutes les entreprises. Présentation des avantages et inconvénients des 2 types de comptabilité.
Le président est trésorier : les risques encourus
N'étant pas interdit par la loi du 1er juillet 1901, cumuler les fonctions de président et de trésorier, si les statuts le prévoient, est parfaitement légal. Une telle disposition pourrait se justifier dans le cas d'une association comptant très peu de membres.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.