L'entreprise peut classer ses factures de ventes de l'une des façons suivantes : Classement en fonction le numéro de facture, par ordre croissant ou décroissant ; Classement par client sur la base de la date de facture ; Classement par date d'émission ou par date d'échéance (ordre chronologique).
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
L'archivage numérique des factures peut être effectué par l'entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet. Si l'entreprise n'est pas en mesure de respecter toutes les règles permettant la conservation numérisée d'une facture papier, elle doit la conserver en format papier.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Le trieur !
Il est (censé) aider à organiser ses feuilles de cours et à alléger le cartable. Le principe est simple : il est composé de plusieurs onglets, un pour chaque matière. On garde sur soi le chapitre en cours, qu'on range ensuite dans des classeurs à stocker à la maison.
Privilégiez les rangements à la verticale plutôt que les piles. N'achetez pas beaucoup de meubles ou accessoires de rangement. Triez d'abord vos affaires, puis trouvez où les mettre. Rangez les objets dans des endroits faciles d'accès.
Placer sur les étagères des boîtes rectangulaires ou des paniers pour y ranger les vêtements. Ces boites de rangement sont utilisées pour créer comme des tiroirs. Pliez vos vêtements à la verticale selon la méthode marie kondo dans ces boîtes ou paniers.
Pour les clients : il convient de classer les factures par ordre chronologique pour respecter la numérotation des factures. Pour les fournisseurs : un classement par ordre alphabétique est plus approprié. Pour les bulletins de paie et les déclarations de charges sociales : il convient de les classer par mois.
Un classeur pour les décomptes bancaires et les décomptes de cartes. Un classeur pour chaque caisse. Un classeur pour les factures où l'on classe les factures une fois qu'elles ont été payées et saisies. Un classeur pour les contrats de travail, les fiches de salaire et les charges sociales si vous avez des employés.
La pièce justificative peut être une pièce qui justifie une seule écriture comptable isolée ou un récapitulatif qui justifie un ensemble d'opérations. Elle peut provenir d'un tiers (une facture fournisseur par exemple) ou être élaborée par l'entreprise (une facture de vente par exemple).
Personne qui trie, c'est-à-dire sélectionne, choisit des éléments au sein d'un ensemble. Il s'agit d'un travail. Machine qui effectue la tâche décrite ci-dessus. Chemise cartonnée qui contient des intercalaires afin de séparer les documents.
Ranger le bureau dès la fin de la session de travail. Sortir les affaires avant que le cours ne commence. Le soir, relire les cours de la journée en les faisant exister dans la tête (par exemple, les transformer en carte mentale, en sketchnote, en film mental…). Créer des fiches de révision chaque soir.
L'enseignant montre le fonctionnement du classeur avec de grands gestes, en nommant toutes les parties : anneaux, levier (s'il y en a un), intercalaires, feuilles, dos etc. On distribue les intercalaires et on en retire les sachets plastiques qu'on ramasse tout de suite afin d'avoir un table propre pour la suite.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,…
Que ce soit avec le Finder d'un Mac ou l'Explorateur de fichiers sur Windows, vous pouvez simplement glisser et déposer les dossiers que vous utilisez tout le temps dans la barre d'accès rapide. Une fois ajouté, faites simplement un clic droit sur l'icône dossier qui se trouve maintenant dans la barre des tâches.