[Civilité], Nous avons bien reçu votre demande de remboursement en date du [date] concernant l'article [référence] de la commande [numéro]. Malgré la grande importance accordée à la satisfaction de nos clients, nous ne pourrons malheureusement pas vous répondre favorablement.
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Accusez réception de sa demande, faites preuve d'empathie, expliquez de manière concise pourquoi vous ne pouvez pas procéder au remboursement (qu'il s'agisse d'anciennes garanties, du non-respect du délai de remboursement, de l'état du produit retourné, etc.) et proposez une solution alternative, si possible.
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos clients ! Concernant votre demande de réduction, nous n'en proposons jamais chez (nom de votre entreprise) car nous pensons que la valeur de (type de produit ou service) est supérieure au prix payé par votre entreprise.
Je vous écris pour vous informer que nous ne pouvons malheureusement pas accepter votre demande de [nom de la demande]. Nous sommes désolés pour toute inconvenience que cela pourrait causer et nous espérons que vous comprendrez notre décision.
Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Cependant, après une étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable. En effet, [expliquer la raison du refus].
Après mûre réflexion, bien que votre entreprise m'ait séduit·e sur plusieurs aspects, j'ai le regret de décliner votre offre. Celle-ci ne correspond pas en tout point à mes aspirations professionnelles. Je vous souhaite de rapidement trouver la personne qui répondra à vos attentes.
Je vous remercie de votre courrier du [date] concernant votre réclamation. Je suis désolé/désolée pour les problèmes que vous avez rencontrés et je vous assure que nous prenons cette situation très au sérieux. Nous avons immédiatement mené une enquête et avons pris les mesures nécessaires pour corriger le problème.
Pour les produits non soumis à la garantie légale de conformité, la démarche varie selon le commerçant. Dans la plupart des cas, vous serez invité à vous présenter en magasin avec le produit à rembourser, et à justifier son achat (date, montant) via la présentation du ticket de caisse.
Pour se faire rembourser, le requérant doit généralement s'adresser par courrier recommandé avec accusé réception. Cela permet de dater la réclamation et de faire courir les délais.
Cher [nom du candidat], Nous apprécions l'intérêt que vous portez à notre organisation et le temps que vous avez investi pour nous contacter. Nous avons toutefois le regret de vous informer que le poste disponible a été pourvu. Nous ne pouvons donc pas examiner votre candidature plus en détail pour le moment.
J'ai reçu ledit devis le [date] et je vous en remercie. Cependant, je suis au regret de vous informer que je ne souhaite pas donner suite en raison de [son coût trop élevé/l'abandon du projet/...]. Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de ma sincère considération.
Vous pouvez dire : « Je suis désolé, j'ai accepté trop vite. En fait, je dois refuser votre demande (refus après avoir dit oui).
Dites simplement non, mais remerciez-le de vous l'avoir proposé. C'est aussi un excellent moyen de refuser si un vendeur vous propose quelque chose que vous ne voulez pas. Utilisez cette expression lorsque vous êtes dans une situation sociale plus courte.
Je vous remercie de m'avoir proposé le poste de [Nom du poste] à [Nom de l'entreprise]. Je suis ravi d'accepter votre offre et très enthousiaste à l'idée de commencer ce voyage. [Comme nous en avons déjà discuté / Comme indiqué dans la lettre d'offre], j'accepte mon salaire de départ de [Salaire] pour ce poste.
communiquez votre refus dès que vous en avez la certitude
Toute forme de communication est acceptable. La pratique courante est de répondre de la même façon que vous avez reçu l'offre. Par exemple, si vous avez reçu l'offre d'emploi par courriel, refusez-la aussi par courriel.
Monsieur, Bien que nous ayons aimé votre présentation, après réflexion il nous est impossible de consacrer un tel budget à ce poste. Nous ne donnerons donc pas suite à votre demande.
Formulez un non reconnaissant
Il est également possible de formuler une réponse négative en positivant. 'Un tout grand merci pour votre proposition et votre geste, mais je ne peux vraiment y donner suite. ' Vous avez donc plus ou moins neutralisé l'autre, qui plus est en le remerciant.
Voici un exemple de message pour dire non tout en proposant une alternative : « Merci d'avoir pensé à moi, je suis très touchée de [les raisons pour lesquelles vous appréciez que l'on vous ait contacté]. Je ne peux malheureusement pas répondre favorablement à votre proposition/demande, car [les raisons de votre refus].
Ecoutez calmement la demande de votre client jusqu'au bout, attachez-vous à rester le plus calme possible. Reformulez et faites préciser : l'objectif est de bien comprendre la demande. Utilisez la force du "POURQUOI ?" : questionnez pour comprendre ce qui motive le client à faire cette demande.
« C'est gentil de ta part, mais je ne suis pas intéressée par une relation amoureuse en ce moment. » « Je suis trop occupée pour m'investir dans une relation pour le moment, je dois donc dire non. » « Pour le moment, je me focalise sur moi-même. Je ne suis pas prête à sortir avec quelqu'un. »