Interrogée par: Nathalie Faure | Dernière mise à
jour: 16. Oktober 2022 Notation: 4.2 sur 5
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SE PRÉSENTER
Vous avez deux manières assez simples de le faire. Dites “Hello, this is James Smith” (Bonjour, c'est John Smith) ou “James Smith speaking” (John Smith à l'appareil). Si vous répondez au téléphone et que l'appelant.
Comment puis-je vous aider ? » – « Good-morning, Marina speaking. » – « Bonjour, Marina à l'appareil. » – « Hello, this is Marina, from LearnPerfect. » – « Bonjour, c'est Marina, de LearnPerfect. » – « May I ask who is calling please ? » – Merci d'avoir appelé LearnPerfect.
Ainsi, le téléconseiller peut commencer par un “Bonjour Monsieur / Madame”, suivi d'un “je suis” / “je m'appelle” + son prénom et éventuellement son nom (évitez le “Monsieur” ou Madame”, trop formels, pour vous présenter).
Par exemple: «Avez-vous une autre question pour moi, M Dupont?» Ou «Êtes-vous satisfait des réponses que j'ai fournies?» Si le client est prêt à interrompre l'appel, assurez-vous de le remercier de l'avoir appelé avant de le faire. Vous pouvez dire: « Merci, M Dupont, d'avoir appelé Phone Training ».
« Bonjour (nom de l'appelant). Je m'appelle (votre nom), je serai heureux de vous aider. ». Utiliser le nom de la personne qui appelle et le dire correctement est un moyen efficace de lui faire savoir que vous avez l'intention de l'aider.
Si vous écrivez une conversation téléphonique, pas la peine d'énumérer, les « Allo? / salut, c'est moi / Ah, ça va ? / Oui et toi ?/ben écoute ça va ». Ce sera long et sans intérêt pour le lecteur, parce que ça ne fait aucunement avancer l'intrigue.
Pour répondre à l'appel, faites glisser le cercle blanc vers le haut de l'écran si votre téléphone est verrouillé ou appuyez sur Répondre. Pour refuser l'appel, faites glisser le cercle blanc vers le bas de l'écran si votre téléphone est verrouillé, ou appuyez sur Ignorer.
Comment parler au téléphone de manière professionnelle ?
Pour des appels professionnels, vous devez parler lentement et articuler chaque mot parfaitement. Votre voix doit montrer que vous avez confiance en vous pour toucher votre interlocuteur(rice) et créer une connexion émotionnelle. Utilisez le nom de l'appelant. Dès que possible, appelez votre interlocuteur par son nom.
Comment répondre au téléphone en tant que secrétaire au cabinet ?
Posez des questions fermées, c'est-à-dire commençant par « est ce que », obligeant l'appelant à répondre par oui ou par non. Proposer plusieurs rdv successifs et le faire patienter, ce qui permet de prendre un autre appel et laisse le temps à l'interlocuteur de réfléchir.
Certes il ne s'agit pas d'une règle absolue, mais de manière générale il est admis que la personne qui appelle raccroche la première. C'est un usage, dirons-nous. Que ce soit pour une conversation téléphonique privée ou professionnelle, celui qui appelle est censée mettre un terme à la conversation.
C'est une arnaque mise au point aux États-Unis, qui s'est propagée jusqu'au Canada et en Europe, qui a conduit la police à donner cet avertissement. En vous posant des questions simples, le correspondant inconnu au bout du fil essaie de vous faire dire “oui” et vous enregistre au moment où vous le dites.
Faites suffisamment de pauses pendant que vous parlez – non seulement pour reprendre votre souffle, mais aussi pour donner à votre interlocuteur une chance de faire passer votre message. Modulez votre voix, ne parlez pas trop fort ou trop bas. Au téléphone également, faites attention à votre langage corporel.
Tous les métiers liés à l'accueil imposent de réserver au client un accueil agréable avec le sourire, la politesse, un ton agréable, chaleureux, courtois, aimable. Lors de chaque appel, le réflexe de sourire permet de rassurer son interlocuteur, de le mettre en confiance.