Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme : d'un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ; d'un versement d'allocations forfaitaires ; de l'application d'une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n'étant ouverte qu'à certaines professions.
Les frais professionnels
Les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l'employeur est tenu de lui rembourser. Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS.
Les frais professionnels désignent les sommes qui sont engagées par le salarié dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle. Ces dépenses sont avancées par le salarié puis sont directement remboursées par l'entreprise, sur présentation d'un justificatif de dépense.
Les remboursements des notes de frais perçus par un salarié sont indiqués dans le bulletin de paye reçu chaque mois. Celui-ci comprend les détails des revenus avec une classification précise.
Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l'employeur. Par exemple : frais de restauration, déplacement, vestimentaires. Les avantages en nature sont des prestations fournies par l'employeur au salarié.
LES FRAIS PROFESSIONNELS, QU'EST-CE QUE C'EST ? Des frais professionnels, ou frais déductibles, sont des frais que vous pouvez déduire de vos impôts. Cela correspond aux dépenses que vous avez faites au cours de l'année écoulée pour enrichir ou conserver vos revenus imposables.
Au contraire, le remboursement forfaitaire consiste en l'attribution d'une allocation sous la forme d'un forfait. Ce forfait couvre les dépenses professionnelles engagées par le salarié. Il ne doit pas dépasser les barèmes fixés et réévalués tous les ans par l'Administration fiscale.
Remboursement des frais de déplacement
L'employeur est tenu de lui rembourser ces frais sur présentation des justificatifs d'après leur valeur réelle. Ainsi, le salarié peut obtenir le remboursement du paiement de son billet de train ou d'avion, de sa location de voiture et de la réservation de nuits d'hôtel.
Le remboursement de frais de repas est exonéré de cotisations pour un salarié : en déplacement professionnel ou sur un chantier ; ou contraint de prendre ses repas sur son lieu de travail en raison de sujétions particulières.
En comptabilité, toute opération doit être enregistrée dans deux comptes : une opération de débit et une opération de crédit. Pour le remboursement des notes de frais, l'opération de débit est inscrite sur les comptes charges et l'opération de crédit est inscrite sur le compte 421 "personnel - rémunération due".
L'employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail. Cette prise en charge n'est pas obligatoire. Si l'employeur la met en place, elle doit profiter à l'ensemble des salariés et dans les mêmes conditions.
Qu'est ce qu'une note de frais ? Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels supportés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur. En effet, ces frais sont obligatoirement remboursés par l'employeur.
Dans votre cas, vous pouvez demander une avance permanente. Un salarié n'a pas à faire l'avance de ses frais professionnels, surtout une somme aussi importante que celle que vous avez en général. Vous n'êtes pas sensé avoir l'argent nécessaire à avancer à votre société.
La note de frais n'est pas imposable
Et pour cause, ce n'est pas un complément de revenu, mais simplement une compensation pour les frais engagés dans le cadre de votre activité professionnelle. Alors si vous avez perçu une indemnisation pour vos notes de frais, celle-ci ne sera pas imposable.
Si les cotisations provisionnelles payées l'année précédentes sont supérieures aux cotisations définitivement dues, le montant du trop-perçu est soit remboursé, soit imputé sur les versements provisionnels restant à échoir au titre de l'année en cours.
Barème kilométrique applicable aux voitures
Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel en 2021 avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d'un montant de frais réels égal à 2 524 € (4 000 km x 0,631) pour la déclaration de revenus faite en 2022.
Explication. L'employeur doit prendre en charge les frais de repas du salarié lorsque celui-ci est contraint de déjeuner sur son lieu de travail en raison de l'organisation particulière de son temps de travail.
D'après l'article 298 quater du Code Général des Impôts, le taux du remboursement forfaitaire est de 4,43% du montant des ventes facturées (à des assujettis à la TVA) et encaissées entre le 1er Janvier et le 31 Décembre 2021.
La participation forfaitaire de 1 € est une contribution obligatoire pour limiter les déficits de l'Assurance maladie. Il est interdit aux complémentaires santé de rembourser ce reste à charge dans le cadre des contrats responsables. Certains actes médicaux sont exonérés du forfait social d'1 €.
Par exemple, pour une consultation chez votre médecin traitant généraliste : la consultation est remboursée à 70 % du tarif de base, qui est de 25 €, soit 17,50 €. C'est à ce montant que l'on soustrait la participation forfaitaire d'1 €. Le montant remboursé par l'Assurance Maladie sera donc de 16,50 €.
Dépenses professionnelles : fournitures de bureau, frais d'encaissement de notes d'honoraires sur factures, frais d'envois postaux, de téléphone, de télécopie, frais de documentation,...
Dépenses vestimentaires ou de coiffure
Dans ce cas, les dépenses déductibles comprennent non seulement le prix d'achat, mais également le coût de l'entretien et du blanchissage desdits vêtements.
Que ce soit l'impression des CV/lettres de motivations, les déplacements en entretien via le barème kilométrique ou les frais téléphoniques/envois de courriers; ils sont tous déductibles dans les frais réels. Une opportunité à saisir même si votre impôt sur le revenu est de 0 €.