L'idéal est d'avoir un meuble dédié et de ranger ses documents dans une boîte à archive, en hauteur. Cependant, par mesure de sécurité, le stockage numérique reste l'option la plus sûre. En effet, depuis 2017, les employeurs ont la possibilité de remettre un bulletin de paie électronique à leurs salariés.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
La première raison pour garder précieusement ses bulletins de paie est qu'il s'agit d'un moyen de preuve en cas de contentieux avec votre employeur. Si vous jugez que vous avez été lésé, ce document fera foi.
Les bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite. Les attestations Pôle emploi doivent être conservées jusqu'à deux ans à partir de la date d'inscription comme demandeur d'emploi.
Conserver ses bulletins de salaire à l'abri
Mais comme personne n'est à l'abri d'une inondation, d'un incendie ou d'un cambriolage, mieux vaut également les scanner et les conserver dans votre ordinateur, disque dur externe ou dans votre boîte mail, au cas où il devrait arriver quelque chose à votre ordinateur.
Le coffre-fort numérique est sans doute l'option la plus sécurisée pour stocker ses documents en ligne. Il s'agit d'un espace de stockage qui permet de centraliser tous ses documents confidentiels sur une seule plateforme. L'avantage est que tous les documents sont stockés de manière sécurisée.
Un bulletin de paie n'est malheureusement pas considéré comme un élément confidentiel à lui seul par les juges. Un responsable de paie ou de service peut etre tout à fait amener à consulter, corriger etc. de tels documents au cours de leur fonction.
Les actes de naissance et de mariage du défunt ainsi que son livret de famille doivent être conservés à vie. Le testament du défunt doit aussi être gardé à vie, car il peut être nécessaire pour régler la succession. Les documents relatifs à la succession (actes notariés, inventaire du mobilier, etc.)
Tous les documents administratifs relatifs à la vie de famille sont à garder à vie : le livret de famille, l'acte de naissance, l'acte de mariage, le récépissé de PACS, les divorces, les remariages, l'adoption, la reconnaissance d'un enfant et les donations familiales.
Papiers : factures, relevés bancaires, avis d'imposition, courriers de la sécurité sociale, etc.
Obligation de conserver les bulletins de salaire
Aujourd'hui, la loi oblige l'employeur à conserver un double des bulletins de paie de ses salariés. Un double d'un bulletin de paie correspond concrètement à sa copie en version papier ou en version électronique.
Dans le secteur privé, la validation des trimestres pris en compte pour la retraite ne se fait pas sur la base de la durée de travail. Elle dépend du salaire perçu. En effet, pour valider un trimestre de retraite, il faut toucher, dans l'année, un salaire équivalant à 150 fois le montant du SMIC horaire brut.
Certains papiers comme le livret de famille, l'acte de décès, la pièce d'identité ou encore les titres de propriété du défunt seront à conserver toute votre vie.
Impôts et taxes
Exemple : déclaration 2023 à conserver jusqu'à la fin 2026.
La principale raison pour laquelle il faut conserver ses documents, est que leur conservation permet au salarié de faire valoir ses droits, auprès des administrations publiques mais également de ses anciens employeurs.
Si vous possédez un jardin, vous avez la possibilité de faire un petit feu de joie pour brûler vos papiers sensibles. Néanmoins, l'option la plus sécurisée est d'utiliser une broyeuse aussi appelée destructeur de documents.
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il y a l'option de la broyeuse qui est généralement recommandée aux grandes entreprises. Quant aux organisations de taille modeste qui gèrent leurs archives en interne, elles peuvent contacter une structure spécialisée dans la destruction de documents.
Combien de temps conserver ses talons de chèque ? La durée de conservation des talons de chèque est de 5 ans. Le délai de garde des relevés de compte est d'ailleurs le même. Pour ces 2 documents bancaires, si vous le pouvez, gardez-les pendant 10 ans.
Vos bulletins de salaire vous seront utiles pour vérifier que les informations concernant vos cotisations et vos droits sont complètes et exactes. Ils pourront servir de preuve au cas où des problèmes apparaîtraient (oubli de certaines périodes, montants erronés, etc.).
En France, il existe plusieurs sites ou applications pour comparer son salaire et d'évaluer si vous êtes « bien » payé ou non : suisjebienpaye.com, lejustesalaire.com, salairometre, salaire-mensuel.com, l'Observatoire des inégalités.
Depuis le 1er janvier 2022, le bulletin de paie doit faire apparaître clairement et de manière lisible les mentions « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié ». De plus, la mention du « montant net imposable » devient obligatoire, alors qu'elle n'était jusqu'ici que facultative.
classez aussi par type de document (factures, relevés, attestations, etc.); préparez des classeurs ou des pochettes indiquant le thème et les années concernées pour faciliter votre rangement ; archivez et effectuez des tris réguliers, afin de vous débarrasser des documents qui ne sont plus d'actualité.