de garantir la traçabilité des décisions prises et de réduire le risque juridique ; de conserver et de valoriser la mémoire de l'action politique et administrative ; de fournir aux chercheurs les sources de l'histoire de demain.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).
Les archives sont des documents historiques vivants. Elles sont précieuses pour les entreprises car elles fournissent une documentation, une explication et une justification des actions passées et actuelles.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les archives permettent de retracer l'historique d'une collaboration ou d'un partenariat extérieur, retrouver des contrats conclus avec des fournisseurs ou encore des documents financiers pouvant servir à régler certains contentieux.
Certains documents, extrait de naissance, acte de vente, contrat de travail, factures, peuvent vous être utiles pour prouver vos droits, préparer votre retraite, faire jouer une garantie, ou vous servir de preuve en cas de litige.
Au sein d'une administration, les archives s'accumulent vite. C'est pourquoi, lorsque les délais légaux de conservation arrivent à échéance, il devient nécessaire d'engager un processus de destruction sécurisé de ces dernières.
Le risque de perte ou de fuite des documents
Cela s'ajoute à la difficulté à maîtriser les durées de conservation et les conditions de destruction des archives. Or, en cas de litige par exemple, l'absence de preuve probante peut avoir de lourdes conséquences légales et financières pour l'entreprise.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité à long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend à la fois des règles (procédures), des compétences et des infrastructures.
Rangez les chemises à l'abri de la poussière, si possible dans des boîtes d'archives que vous trouverez dans le commerce. Conservez vos archives dans un endroit à l'abri de l'humidité et de la lumière. Evitez les caves inondables ou les greniers poussiéreux.
Choisissez pour vos archives un lieu de rangement qui soit ni trop humide, ni trop froid, ni trop chaud, ni trop éclairé. Il faut éviter les caves inondables, les pièces traversées par des tuyauteries ou munies d'un point d'eau. Le local doit être bien isolé pour limiter les amplitudes thermiques importantes.
Le panneau dédié aux archives est maintenant installé. Cliquer dessus pour avoir accès aux options. Dans le menu déroulant Après la décompression choisir supprimer l'archive. C'est dans ce même menu déroulant qu'il est possible de choisir de seulement déplacer l'archive.
La capacité à bien archiver et à bien classer les documents vous permettra de gagner du temps, d'avoir une arborescence moins frustrante pour votre équipe et de vous libérer l'esprit en sachant exactement où se trouvent vos documents.
Les archives sont des documents propres à l'activité de l'organisation, uniques et originaux. Elles sont produites «presque involontairement» comme conséquence de l'activité. Les documents d'archives peuvent avoir valeur de preuve, ce qui n'est pas le cas de la documentation.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
La conservation des papiers professionnels
L'administration fiscale indique que les documents pouvant faire l'objet de contrôle par ses services doivent être conservés pendant six ans.
L'élimination physique des archives et de leur contenu peut se faire par déchiquetage, broyage, incinération ou recyclage dans le cas des archives papier, par la destruction du support pour le cas de clés USB, disquettes, CD, disques durs.
Les anciennes données inutilisées peuvent occuper inutilement des téraoctets de stockage. L'archivage des données libère de l'espace de stockage pour les données plus récentes, ce qui est utile pour les entreprises qui ont un espace de stockage limité.
L'accès aux archives publiques est un droit constitutionnel. Par principe, quiconque en fait la demande peut avoir communication de documents produits ou reçus par l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et toutes les autres personnes chargées d'une mission de service public.
Un archiveur de fichiers est un programme informatique qui regroupe plusieurs fichiers en un seul fichier, ou une série de fichiers, pour en faciliter le transport ou le stockage.
Une mise en format papier utile et pratique pour les trier, les classer, les ranger dans des boîtes d'archives, afin de pouvoir les retrouver et les restituer aisément.
La conservation des documents d'archives est l'une des missions fondamentales de l'archiviste. Cette conservation doit tout d'abord être préventive car mieux vaut prévenir que guérir, autrement dit préserver les documents des détériorations plutôt que d'avoir à les restaurer.
En matière d'assurance, les quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation doivent être conservés deux ans à compter de la date du document, de même que le contrat d'assurance. Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.