Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Combiné à une politique de records management adéquate, un SAE donne l'assurance aux entreprises de disposer de leurs documents d'archives dans le temps. Cet outil informatique permet la conservation pérenne et sécurisée des documents électroniques, dans le respect de normes précises.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Le Service des Archives est chargé de veiller à l'application de la législation relative aux archives publiques, en assurant leur organisation, leur collecte et leur bonne conservation tout en apportant aux services et composantes de l'université conseil et assistance avec des outils adaptés à leurs besoins.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
il facilite la manipulation des documents et le partage d'informations. En effet, les données numériques sont accessibles à partir d'un terminal quelque soit l'endroit où vous vous trouvez. il sécurise l'accès aux archives : l'accès aux données est contrôlé, tracé et donc mieux sécurisé.
La numérisation de documents permet de simplifier les échanges de fichiers, et les collaborateurs peuvent travailler ensemble sans tenir compte des distances physiques. Par ailleurs, le stockage des fichiers numériques permet de libérer de l'espace et d'éviter l'encombrement créé par les documents en papier.
Le Système d'Archivage Électronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
Les problèmes engendrés sont les suivants : Lenteur et dégradation du temps de réponse des solutions logicielles. Complexité pour l'utilisateur qui doit manipuler / trier ses informations au quotidien parmi un volume très important de données. Complexité et durée des maintenances logicielles.
Ce système permet donc également un gain de temps significatif. Fini les heures passées à chercher les documents sans savoir où ils se trouvent, la gestion électronique des documents permet aux collaborateurs d'avoir immédiatement accès à l'information qu'ils cherchent et donc de gagner du temps.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
L'archivage électronique commence dès la création des documents et permet à l'organisation productrice de l'information de les exploiter pour toute la durée de leur cycle de vie.
Les documents électroniques sont des compositions structurées (texte, image, son, vidéo...) représentés sous forme numérique (codage binaire directement interprétable par les matériels informatiques) qui seront stockés sous forme de fichiers sur un support informatique (magnétique, optique, électronique).
Sécurisez vos documents en toute confidentialité
Avec la numérisation de documents, vos originaux papier n'ont plus besoin d'être consultés. Plus besoin de chercher dans les dossiers physiques ou de demander une livraison si vous avez choisi la gestion externalisée de vos archives.
Grâce à un système de clés de chiffrement et des processus complets d'identification, la signature numérique garantit à la fois l'authenticité de la signature et l'intégrité du document. Il est donc impossible de falsifier la signature électronique et/ou de modifier le document qui lui est associé.
L'archivage permet de conserver les fichiers et uniquement les fichiers. Il s'agit le plus souvent de documents, photos, vidéos, emails, et bases de données. Contrairement à la sauvegarde, cette solution n'offre pas la possibilité de conserver les logiciels, applications et systèmes d'exploitation.
Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.
Comment utiliser la commande tar
GNU tar est un programme d'archivage conçu pour stocker plusieurs fichiers dans un seul fichier (une archive), et de manipuler ces archives.