Quand faire une lettre de relance ? La lettre de relance doit être envoyée dès que le délai de paiement de la facture est arrivé à échéance. C'est à partir de ce moment qu'il faut considérer que le client est en retard dans le paiement et qu'il devient possible d'engager le recouvrement de la facture.
Pour résumer, voici les objectifs de la relance des clients : réduire les retards de paiement et améliorer votre délai moyen de règlement client, éviter les impayés sur les clients à risque, améliorer votre trésorerie, plus d'informations dans l'article sur le plan de trésorerie.
De fait, si un certain nombre de démarches ont été réalisées, il est coutume d'accorder au débiteur un délai de 8 à 15 jours pour qu'il s'exécute. Sachez qu'il faut également respecter un délai entre la lettre de relance et la mise en demeure. On dit souvent qu'un délai de 15 jours est suffisant.
Bonjour [Nom du contact ou fonction occupée dans l'entreprise], Je me permets de vous écrire pour faire suite à mon précédent message, envoyé le [date], concernant […] Il ne me semble pas avoir eu de retour de votre part. Si vous le souhaitez toujours, je vous propose de continuer nos échanges.
Chère cliente/Cher client, Vous étiez l'un de nos meilleurs et plus précieux clients. Cependant, nous n'avons eu aucune nouvelle de vous et nous avons constaté que nous n'avons pas reçu de commande de votre part depuis (Préciser), c'est pourquoi nous sommes obligé de faire une relance.
Le délai de prescription pour un titre exécutoire est de 10 ans à compter de sa signification au débiteur. L'huissier de justice dispose donc de ce délai pour réaliser le recouvrement de créance.
Si votre client n'a toujours pas payé votre créance après l'échéance, vous avez 2 choix : envoyer une lettre de relance du paiement de la facture ou envoyer directement une lettre de mise en demeure à votre client. D'un point de vue juridique, la relance de facture client n'est pas obligatoire.
Délai d'émission d'une facture
La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois. Le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois.
Proposez d'appeler le lendemain de la séance… Réfléchissez ensuite à l'objet précis de votre prochain échange. Chaque relance doit avoir un but précis : connaître l'état d'avancement du dossier, savoir si votre offre a obtenu un écho favorable, obtenir un accord oral avant une signature définitive…
La relance client est une opération de pré-recouvrement qui consiste à rappeler au client qu'il doit régulariser ses dettes auprès de votre entreprise, que ce soit pour un acompte ou pour le règlement d'une facture globale.
Ainsi, la première étape peut consister à contacter vos clients quelques jours avant l'échéance pour lui rappeler la date de limite de paiement. Ce rappel, souvent par mail, doit être purement informatif. Une fois la date dépassée, il est important que votre première relance se fasse très rapidement.
Pour relancer un client inactif, l'une des meilleures solutions est de lui envoyer un email de relance ou email de réactivation pour susciter à nouveau son intérêt et lui montrer que vous êtes encore présent.
Parler à votre destinataire en personne. Dites à la personne le message que vous lui avez envoyé. Il pourrait y avoir une raison valable pour laquelle la personne ne vous a pas répondu. Le fait de soulever ce problème lui donnera une chance de s'expliquer.
La requête d'injonction de payer
L'injonction de payer est simple, rapide et peu coûteuse. Vous demandez au juge de forcer votre client à payer. Elle s'adresse davantage aux impayés d'un faible montant. Vous devez adresser votre demande au greffe du tribunal avec la copie de la mise en demeure envoyée à votre client.
Envoyer une mise en demeure pour facture impayée
Généralement envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception, elle permet d'exiger officiellement à son débiteur le paiement de sa dette. La mise en demeure constitue, au contraire de la simple lettre de relance, une interpellation formelle.
Si le débiteur est un particulier, le créancier dispose d'un délai de 2 ans. En l'absence de disposition particulière prévue au contrat, le créancier a donc ces 2 années pour tenter d'obtenir le recouvrement de ses impayés. (article L218-2 du Code de la consommation). On parle alors de prescription civile.
Un créancier qui ne parvient pas à obtenir le remboursement d'une somme qui lui est due, peut charger une société de recouvrement amiable de réclamer cette somme à son débiteur. Il s'agit d'un des modes de recouvrement amiable de créances. En cas d'échec, le recours au tribunal doit être envisagé.
« Je vous propose de vous rappeler le (date et heure du rendez-vous). » Dans tous les cas, il ne faut pas utiliser la formule suivante pour conclure votre appel téléphonique : « Je vous propose de vous rappeler dès que ce sera le bon moment ». En réalité, c'est vous qui devez le rappeler, et non l'inverse.
Pourquoi conquérir de nouveaux clients? L'acquisition de nouveaux clients est une opportunité de générer des profits supplémentaires pour votre organisation. En addition à vos clients existants, il s'agit d'opportunités financières à ne pas négliger.
Que ce soit de vive voix ou par message, il est important de faire le point avant de vous lancer. Mettez-vous à la place de votre interlocuteur : un message percutant et pertinent, qui cerne immédiatement vos attentes, retiendra plus facilement votre attention qu'une relance froide et impersonnelle.