Établir une relation qui comprenne, aide et respecte le destinataire de l'écrit. Présenter clairement la position de l'administration. Elaborer un document clair et précis : lettre, note, compte-rendu ou rapport administratifs. Choisir les arguments pertinents.
En principe, l'objet d'une lettre administrative est relié par exemple à un dossier en cours, à un contrat, à un abonnement, à une facture, à un avis d'impôt, etc. C'est pourquoi la référence de cet objet doit être indiqué sur une telle lettre dans le but qu'elle soit plus facilement instruite par le destinataire.
Objectifs : Connaître les différents textes administratifs et leurs caractéristiques. Connaître les règles du style administratif.
Dispenser au public une information la plus complète possible sur les ressources documentaires conservées et les conditions de leur accès et de leur exploitation. Mettre en place une organisation matérielle adéquate, adaptée à la taille de son service et à la nature des documents communiqués.
La rédaction administrative constitue une voie privilégiée pour améliorer les rapports entre l'administration et les usagers. Elle est aussi un mode de sélection essentiel dans les concours administratifs.
L'objet indique brièvement au ou à la destinataire ce sur quoi porte la lettre. Cette mention est très fortement recommandée, parce qu'elle facilite la compréhension du message et le classement du courrier.
La rédaction administrative est donc une technique spécifique par laquelle les agents de l'Administration rédigent et adressent des correspondances à des destinataires qui peuvent être au sein de la même Administration ou en dehors de celle-ci. selon un style qui lui est propre.
Des objectifs de notoriété, d'engagement, de demande d'informations, d'achat, de fidélité etc. Il est important de définir les indicateurs de résultat de l'opération de communication.
Toute lettre administrative emploiera le « je » (engagement de la personne). La prudence et la précision: s'en tenir aux faits et aux arguments. La neutralité et l'objectivité: l'absence de passion et de violence caractérise le langage administratif.
Je cite quatre grands principes de la correspondance administrative : la dignité, le respect de la hiérarchie, la p dence, l objec i i . 3. Je cite quatre types de correspondance administrative : la lettre administrative, le procès-verbal, le rapport, le compte rendu, la note de service.
La lettre administrative en forme personnelle diffère peu de la lettre professionnelle. En revanche, la lettre en forme administrative ne comporte pas de titre de civilité ni de formule de politesse. Le style est direct avec l'emploi du « je ».
LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE
Une lettre obéit à certaines contraintes. L'indication d'un lieu et d'une date, une formule d'appellation mentionnant le destinataire («Mon-sieur», «Chère amie»…), une formule d'introduction, annonçant la nature du message, une formule de politesse finale, la signature.
Qu'est-ce qu'un objectif de communication ? Un objectif de communication est l'équivalent de la réaction qu'une personne attend de son interlocuteur. Il s'agit d'un élément central de la communication , puisqu'il permet de définir la stratégie à adopter pour répondre à la question « Pourquoi ? ».
Quel est le but de la communication? La communication regroupe l'ensemble des actions réalisées dans le but de partager une information, d'interagir et de transmettre. Dans un échange, il y a un émetteur d'information et un ou plusieurs récepteurs de cette information.
Idéalement, l'objectif comprend une cible, une tâche à réaliser, un pourcentage de changement, un territoire (géographique) et une durée. Par exemple : Nous souhaitons accroître la notoriété de notre marque en France pour la faire passer de 30 à 50% auprès des jeunes de 15 à 25 ans dans les 12 prochains mois.
Il peut s'agir des documents suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Les principales démarches administratives
Papiers d'identité, permis de conduire, carte grise, inscription dans l'enseignement supérieur (Parcoursup), demande de retraite et d'allocations, pré-plainte, plainte, contestation d'une contravention...
Rien ne se fait dans l'administration sans la rédaction. L'écrit est le seul moyen dont l'administration dispose pour formuler et transmettre les ordres du gouvernement; c'est par l'écrit qu'elle les communique à la masse des administrés.
Éléments de l'en-tête
L'en-tête comprend généralement un logo et divers renseignements utiles sur l'organisation, comme : l'adresse municipale ou l'adresse postale; le numéro de téléphone (et le numéro de télécopie, si cela est pertinent); l'adresse de courrier électronique et celle du site Web.
- l'entête : il doit comporter vos coordonnées et celles de votre destinataire, et l'objet. - le développement : écrivez ici votre demande sans rappeler la situation que vous vivez et que vous avez déjà expliquée dans l'introduction.
Toute rédaction administrative répond à un certain nombre de règles de présentation qui s'appuient sur sept éléments : le timbre, le lieu, la date, la suscription, l'objet, la référence, le développement, et la signature. Le cas échéant peut s'y ajouter un huitième élément : les pièces jointes ou annexes.