Corbeilles à courrier. Range-revues. Modules de classement à tiroirs. Boîtes à fiches et bristols. Supports cartes de visite. Présentoirs et trieurs. Boites et étuis de classement.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
DocuWare est le logiciel GED incontournable, utilisé par des milliers d'organisations dans tous les secteurs, y compris les finances, la RH, la comptabilité, le droit, la qualité, etc. L'éditeur propose de nombreuses applications à intégrer au logiciel (DocuWare Mobile, DocuWare PaperScan, DocuWare Hub, etc.).
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Quelle est la différence entre classer un document et archiver un document ?
Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d'archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu'ils reflètent aussi fidèlement que possible l'activité de ceux qui les ont produits.
Quelle est la différence entre un dossier et un fichier ?
Le « document » est un terme très générique défini comme l'association d'une information et d'un support. Les dossiers sont constitués de documents (souvent hétérogènes) et peuvent être considérés eux-mêmes comme des documents.
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l'ordre croissant des nombres, à leur arrivée. Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l'ordre chronologique d'arrivée.
Comment mettre en ordre des fichiers dans un dossier ?
Il est possible de changer l'ordre dans lesquels les fichiers sont affichés dans l'explorateur, en faisant un clic dans un espace vide, et en survolant « Trier par » : ordre alphabétique, type, date…
Le mieux que vous puissiez faire est de trier les fichiers et les dossiers séparément dans l'Explorateur Windows. Pour ce faire, ouvrez le dossier que vous souhaitez trier et cliquez sur l'onglet « Affichage ». Dans le groupe « Vue actuelle », choisissez l'option « Trier par » que vous souhaitez (par exemple, « Nom »).
Sélectionnez le fichier PDF dont vous voulez trier les pages ou déposez le PDF dans le champ actif. Les pages du PDF sont affichées. Choisissez une méthode de tri ou faites glisser les pages pour modifier l'ordre des pages. Enregistrez votre PDF trié.
Dans le cas où les employés consacrent trop de temps à envoyer des demandes de validation, de signature ou à chercher la bonne version des documents, il est temps de considérer une solution de GED. Elle permet de mettre en place un circuit de validation pour l'automatisation de tâches.
Des moyens techniques et financiers : il faudra des outils informatiques performants pour limiter les risques de panne ou de piratage informatique. Par ailleurs, mieux vaut utiliser un serveur internet sécurisé en mirroring pour éviter la perte de données.
2.1 La GED administrative. Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). ...