La clôture de caisse consiste à matérialiser la fin de la journée d'un point de vue comptable. Sur un logiciel de gestion de caisse, il s'agit de signifier que les opérations enregistrées sont conformes pour déclencher l'édition d'un Z de caisse.
Lorsque vous clôturez la caisse, vous vérifiez si le montant dans le tiroir-caisse correspond aux recettes et dépenses telles qu'elles ont été enregistrées par la caisse. Vous clôturez toujours la caisse par période, donc à partir d'une certaine date d'ouverture et éventuellement heure d'ouverture.
L'ouverture de la caisse est assez simple : l'employé doit compter le fond de caisse et rajouter de l'espèce si nécessaire. Ensuite, il est important de vérifier le fonctionnement de tous les appareils en lien avec la caisse et repérer les éventuels problèmes. La fermeture de la caisse se fait en 3 étapes précises.
Pour une entreprise, les opérations de caisse sont les décaissements et encaissements en espèces, par chèque et par carte bancaire réalisés au quotidien. Pour une banque, les opérations de caisse englobent les opérations effectuées par sa clientèle, dans les guichets physiques ou automatiques.
En pratique, il convient de compter les espèces présentes dans la caisse à l'ouverture du magasin et de comparer le montant obtenu à celui qui figure sur le livre de caisse (ou celui qui est calculé par le logiciel de caisse). Tout écart doit être identifié, analysé et justifié.
Les obligations liées à la gestion d'une caisse
La réglementation en vigueur conseille de tenir régulièrement un livre de caisse. Ce dernier doit comptabiliser toutes les opérations réalisées en espèces, sous format électronique ou papier. Chaque mouvement de caisse doit être noté le jour de sa réalisation.
Nom commun
(Comptabilité) Action de donner les détails d'un montant donné. On fait le billetage en fonction d'une valeur de monnaies donnée. Par exemple, faire le billetage de 10 000 en 1 000 et 100 revient à trouver le nombre de 1 000 et de 100 dont on dispose pour avoir ces 10 000.
Pour clôturer sa caisse, le commerçant peut procéder de deux façons : Manuellement, en éditant lui-même son X de caisse à la mi-journée puis du ticket Z (ou Z de caisse) en fin de journée.
Lorsque des dettes sont payées en espèces, on crédite le compte 53 Caisse. En revanche, le solde de caisse ne peut jamais être créditeur, même pas de manière provisoire. Le solde progressif de ce compte (jour après jour, opération après opération), fait obligatoirement apparaître un solde positif ou nul.
Brouillard de Caisse et Brouillard Comptable
Dans le cadre de la gestion des espèces, un brouillard de caisse peut être utilisé pour retracer le détail des ventes quotidiennes. Ce brouillard de caisse, lorsqu'il existe encore, est un document manuscrit qui retrace le détail des ventes quotidiennes.
Qu'est-ce qu'une comptabilité de caisse ? La comptabilité de caisse est une méthode d'enregistrement comptable qui consiste à saisir une opération au moment où l'encaissement ou le décaissement a lieu. Pour les ventes, la transaction sur le registre comptable se fait donc lorsque le client effectue le paiement.
Comptabiliser les erreurs de caisse
Si l'écart de caisse est positif, c'est-à-dire que vous vous retrouvez avec plus d'argent que prévu dans votre caisse, il faut enregistrer ce montant supplémentaire au crédit dans le compte 758 « Produits divers de gestion courante » dans votre logiciel de comptabilité.
La date du 31 décembre peut être retenue comme date de clôture de l'exercice comptable car elle coïncide avec la fin de l'année civile . Une date clôturant un trimestre civil (31 mars, 30 juin, 30 septembre) est également souvent choisie pour des raisons de simplicité.
Comment faire un brouillard de caisse ? Deux façons de procéder : Manuellement, en enregistrant les opérations au fur et à mesure de leur arrivée, dans un brouillon (un tableau Excel par exemple). On brouillard de caisse journalier en PDF pour éviter l'exploitation des données une fois la clôture de caisse effectuée.
Utiliser un logiciel de caisse performant
Mettre en place un système d'encaissement digital est un excellent moyen de vous prémunir face aux trous de caisse. Grâce à ce genre d'outil, vous profitez d'un ensemble de fonctionnalités intelligentes, qui vont par exemple calculer le rendu de monnaie à votre place.
Au cours de cette réunion, deux risques principaux relatifs à la caisse sont abordés : la fraude et le risque de rejet de comptabilité. La fraude commise par le personnel prend le plus souvent la forme de détournements de recettes ou de stocks.
Étapes pour encaisser un chèque
Le chèque doit être endossé. Au verso, le bénéficiaire doit inscrire son numéro de compte, même s'il utilise un bordereau de remise de chèques. Le bénéficiaire doit aussi apposer sa signature au verso pour qu'il soit encaissé.
Les documents de caisse comprennent notamment le journal des encaissements (ou fichier encaissements), le journal des décaissements (ou fichier décaissements), le journal de caisse, les carnets ou livres de chèques, les chèques payés, les copies des bordereaux de dépôt et autres pièces de caisse.
La création du fond de caisse est donc comptabilisée au débit d'un compte 53. Un compte 580 dit de virements internes est utilisé pour faire le lien entre les comptes de trésorerie et vérifier l'exhaustivité des enregistrements comptables.
Pourquoi le solde de caisse est-il toujours débiteur ? En principe, le solde de caisse est augmenté par les recettes et diminué par les dépenses. Si le solde est négatif, cela signifie qu'il y a eu plus de dépenses que de recettes, ce qui peut indiquer une gestion financière inefficace ou une erreur de caisse.
Un "bon de caisse" est un produit de placement financier soit nominatif, soit au porteur d'une durée maximale de cinq ans, établi très généralement par un établissement financier.
Une erreur de caisse se présente ainsi : au moment de faire les comptes en fin de journée, vous trouvez plus ou moins d'argent dans la caisse que ce qui devrait être. La différence entre le montant réel et le montant théorique de la caisse s'appelle la différence de caisse.