La structure de plan la plus répandue se veut à la fois logique et chronologique. La structure de plan la plus répandue d'une lettre explicative se présente ainsi : le passé : il concerne le rappel des faits : actes administratifs ou courrier justifiant la lettre, résumé des propos tenus par le correspondant ;
Toute lettre administrative emploiera le « je » (engagement de la personne). La forme impersonnelle est admise pour une plus grande objectivité de la rédaction (il apparaît que... il convient de...) et pour indiquer une marche à suivre : il y aura donc lieu de...
Formule d'appel (à gauche) : civilité, titre/fonction du destinataire. Introduction : j'annonce pourquoi j'écris la lettre. Corps de la lettre : développement et conclusion. Signature (à droite) : le nom de la personne qui écrit la lettre (même nom que dans les coordonnées de l'expéditeur).
Le corps de la lettre comporte trois parties : l'introduction, le développement et la conclusion. L'introduction commence par une majuscule même si l'appel se termine par une virgule. Le développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.
Parfois, un très court objet peut être suffisamment explicite, mais, en général, un objet est composé de deux éléments : un nom, qui renseigne sur la nature de l'action spécifiée dans la lettre (demande, réclamation, acceptation, refus, rappel, invitation, etc.), et un complément, qui précise le propos de la lettre.
Il peut s'agir des documents suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Les différents types d'écrits administratifs (lettre, circulaire, instruction, compte rendu, relevé de décisions et de conclusions, procès-verbal...). Les différents types de notes administratives (rapport, arrêté, courrier électronique...).
Les différents documents administratifs comportent certaines parties propres à chaque document. isolé et mis en vedette. C'est le cas du rapport, du compte rendu, du procès-verbal, du bordereau d'envoi, de l'instruction, de la directive, du communiqué, de l'avis, de la note dans ses trois formes.
La lettre personnelle est échangée entre proches (ami, membre de la famille, etc.) et la lettre officielle est échangée entre une personne et un organisme (entreprise, association, administration, etc.).
Une bonne lettre est structurée en trois parties: l'en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.
Commencez par l'en-tête de la lettre, contenant votre nom et votre adresse. Ajoutez la date et le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez. Saluez la personne avec une formule courtoise. Expliquez la raison de votre demande et mentionnez le nom du document que vous souhaitez obtenir.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Quittances de loyer, contrat d'assurance, contrat de prêt immobilier, talons de chèques, jugement de divorce, factures d'électricité, bulletins de salaires... les documents de la vie quotidienne sont nombreux. Leur délai légal de conservation varie selon la nature du document.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
La lettre de réclamation peut prendre la forme d'une lettre de Mise en Cause : il s'agit d'un document édité directement en ligne, par lequel l'expéditeur expose le différend qui l'oppose au destinataire et lui présente ses demandes, afin de mettre fin à la situation litigieuse.
« Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. » « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. » « Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes meilleurs sentiments. » « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. »
Le corps de la lettre (plus précisément le corps du texte) comporte l'introduction, le développement et la conclusion. Les idées doivent s'y enchaîner. Fermer l'infobulle naturellement, dans un ordre logique ou chronologique.
Ascendante (ascender) La partie supérieure d'une lettre qui dépasse de l'œil (au-dessus). On parle aussi de jambage supérieur.
Lorsque vous envoyez un courrier, vous devez impérativement indiquer les coordonnées du destinataire sur l'enveloppe. C'est à dire son nom et prénom, mais aussi son adresse exacte (numéro et nom de la rue). À cela viennent s'ajouter le code postal, ainsi que la ville de destination de votre lettre.
- commencez votre lettre officielle par un titre de civilité « Madame » ou « Monsieur » ; - pour une personne que vous connaissez, vous pouvez utiliser « Cher/chère » ou des adjectifs plus affectueux « Mon/ma chéri(e), « Mon cœur », « Mon amour ». Bon à savoir : Vous ne connaissez pas le nom de la personne ?
Elle est la relation écrite au sujets d'opérations administratives (ou commerciales) entre administratifs et d'autres services administratifs, commerciaux, industriels, entre une personne et une administration ou encore entre personnes.
Dans le vocabulaire de la correspondance administrative, le mot « timbre » ne veut pas dire timbre poste. Il s'agit de la mention qui indique au lecteur l'administration et le service d'où provient le document. Traditionnellement, on le trouve dans l'angle supérieur gauche de la feuille au recto bien entendu.