Le Système d'Archivage Electronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
On considère dès lors trois étapes dans ce cycle de vie : l'élaboration et la production du document, son utilisation ou maintenance, sa conservation ou mise à disposition. Les étapes de ce cycle diffèrent un peu selon que l'on se place du point de vue de la gestion des documents d'archives ou de l'archivage définitif.
Deux principaux types d'archivage électronique existent : la GED (Gestion électronique de documents), le SAE (Système d'archivage électronique).
L'archivage numérique désigne le stockage de documents sur un support de données digitales accessibles par ordinateur. Il peut s'agir de documents papier, mais il est également possible d'archiver des documents qui existent déjà sous forme numérique, par exemple des e-mails.
L'archivage électronique commence dès la création des documents et permet à l'organisation productrice de l'information de les exploiter pour toute la durée de leur cycle de vie.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
L'objectif d'un système d'archivage électronique est de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives, au moyen d'une plate-forme informatique. A partir du moment où un document est intégré au SAE, il n'est plus modifiable, ce qui lui permet de conserver sa valeur probante (probatoire).
Les problèmes engendrés sont les suivants : Lenteur et dégradation du temps de réponse des solutions logicielles. Complexité pour l'utilisateur qui doit manipuler / trier ses informations au quotidien parmi un volume très important de données. Complexité et durée des maintenances logicielles.
Nos équipements du quotidien passent, au long de leur vie, par un nombre important d'étapes : extraction des matières premières qui les composeront, transformation de ces matières, fabrication ; transport ; distribution ; utilisation, et enfin, fin de vie ou, parfois, valorisation et remise des matières valorisées dans ...
Élaboré par UK Data Archive, le modèle de référence du cycle de vie des données de recherche "Research Data Lifecycle " définit 6 principales étapes : Création des données ; Traitement des données ; Analyse des données ; Préparer les données pour la préservation ; Accès aux données ; Réutilisation des données.
Quels sont les outils numériques les plus impactant ? 78% de l'impact environnemental du numérique sur les émissions de gaz à effet de serre est lié à l'étape de fabrication. Celle-ci nécessite une extraction importante de métaux rares et est surtout effectuée dans des pays au mix énergétique fortement carboné.
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
Quatre étapes constituent la gestion des documents d'archive de leur émission à leur destruction : Identification et authentification. Stockage. Conservation et consultation.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
Le plan d'archivage est l'outil de référence qui permet à tout le processus de gestion documentaire et d'archivage de se dérouler le mieux possible. Il doit refléter les missions de l'entité et l'ensemble de sa production documentaire.
Conservation des factures au format numérique
Les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).