Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans. Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... Durée d'existence de l'association.
Elles doivent tenir les comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe. Elles doivent également établir un compte d'emploi annuel des ressources collectées auprès du public lorsque les dons dépassent 153 000 euros.
Cerfa 13971*03 ou Cerfa 13969*01 s'il s'agit d'une union ou d'une fédération d'associations. Un exemplaire des statuts de l'association. Un exemplaire du procès-verbal de l'assemblée générale constitutive.
Les actes de naissance et de mariage du défunt ainsi que son livret de famille doivent être conservés à vie. Le testament du défunt doit aussi être gardé à vie, car il peut être nécessaire pour régler la succession. Les documents relatifs à la succession (actes notariés, inventaire du mobilier, etc.)
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il y a l'option de la broyeuse qui est généralement recommandée aux grandes entreprises. Quant aux organisations de taille modeste qui gèrent leurs archives en interne, elles peuvent contacter une structure spécialisée dans la destruction de documents.
Auprès du greffe des associations à la préfecture
Toute personne peut consulter gratuitement et/ou demander une copie des documents suivants au greffe des associations du département de son siège social : Statut et leur éventuelle modification. Déclaration initiale de l'association.
La durée de conservation varie en fonction du document. Selon le site service-public.fr, tous les certificats et examens médicaux sont à garder à vie, alors qu'une contravention et les feuilles d'impôts se conservent 3 ans. Quant aux bulletins de salaire, il faut les conserver.
L'extrait Kbis est un document public, accessible à tous. Il permet à l'association de justifier son existence légale. Pour effectuer la recherche en ligne du Kbis, il faut connaître le nom de l'organisme, son numéro SIREN, le SIRET de l'association ou le nom de son représentant légal.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
Il faut les conserver jusqu'à la liquidation de sa retraite
Autres documents à conserver sur le long terme : tous ceux qui sont liés à son activité professionnelle. Ces documents restent incontournables dans le calcul des droits à la retraite.
À noter. Un commerçant a l'obligation de conserver les tickets de carte bancaire pendant 2 ans. Pourquoi les conserver : vos tickets de carte bleue vous permettront de vérifier que les transactions apparaissant sur votre relevé de compte sont bien les vôtres.
L'association doit accorder à ses membres les avantages et prestations mentionnés dans les statuts. Une structure à but non lucratif a le devoir d'attribuer à ses membres les privilèges que ses clauses statutaires ont prévus. De fait, l'adhésion à une telle organisation donne le plus souvent droit à certains services.
Les obligations comptables des associations
Pour certaines associations, la question de présenter ou non un bilan financier ne se pose même pas, c'est une obligation. Pour d'autres, c'est une décision qui leur appartient. Elles ont la flexibilité d'opter pour cette mesure dès la création de leurs statuts associatifs.
D'après la loi de 1901, une association n'est pas dans l'obligation de tenir une comptabilité. Dans ce cas, elle peut tenir une comptabilité de Trésorerie soit en partie simple ou en partie double.
Sur le délai de conservation des factures, et plus largement de tous les documents comptables et des pièces justificatives, la loi est très claire : elles doivent être conservées pendant 10 ans par l'entreprise (article L123-22 du Code de commerce).
Certains papiers comme le livret de famille, l'acte de décès, la pièce d'identité ou encore les titres de propriété du défunt seront à conserver toute votre vie.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Le contrôle financier d'une association qui ressort de l'obligation légale ou réglementaire, se fait en publiant ses comptes annuels accompagnés du rapport du commissaire aux comptes sur le site de la Direction de l'information légale et administrative (DILA).
Par conséquent, toute personne qui souhaite consulter les statuts d'une association peut le faire sur place à la préfecture dont dépend cette association, ou en demandant une copie du document par courrier ou par mail au greffe des associations de la préfecture compétente.
Toute modification des statuts d'une association loi 1901 doit être acceptée par la majorité des membres réunis en assemblée générale. Pour modifier ses statuts, une association doit convoquer une assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) et soumettre au vote la proposition de modification.
Les papiers administratifs peuvent être jetés dans la poubelle jaune, destinée au recyclage des papiers et cartons.
Avec les papiers, il existe deux options mais une seule destination : la papeterie. Si dans votre collectivité locale les papiers sont à déposer dans le même bac ou conteneur que les emballages, ils sont alors transportés avec l'ensemble de votre bac au centre de tri le plus proche.