Premièrement, le principe du respect des fonds. Il suppose l'intégrité matérielle et intellectuelle des pièces archivées et le respect de leur lien organique avec l'entité à l'origine de leur production. Le second grand principe est le contrôle du cycle de vie de l'information.
Stockage des documents ; Mise en place d'un système pour faciliter la consultation des archives ; Destruction des documents archivés.
Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.
Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d'archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu'ils reflètent aussi fidèlement que possible l'activité de ceux qui les ont produits.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
- Organise et accompagne toutes actions d'information, de sensibilisation, d'éducation et de formation en relation avec les archives. - Favorise, en particulier, la connaissance des règles et pratiques archivistiques, et contribue à l'égal accès de tous au patrimoine, au savoir et à la culture. 1.
Le service interministériel des Archives de France (SIAF)
Il conçoit, pilote et contrôle l'action de l'État en matière d'archives à des fins administratives, civiques, historiques et culturelles.
Le plan de classement est un système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Un plan d'archivage est un ensemble de pratiques et de règles visant à gérer et à conserver les documents et les données d'une organisation sur le long terme.
LE TRAITEMENT DES ARCHIVES
Le traitement est l'ensemble des procédures et des opérations réalisées dans le cadre de la gestion des archives historiques. Les principales opérations de traitement sont ici présentées dans l'ordre où elles sont généralement effectuées. >
Un dossier est une sorte de classeur dans lequel on range divers fichiers. Un fichier, c'est un ensemble de données considérées comme étant une unité. Il peut être de tout type : un document en traitement de texte, un logiciel, une image, une chanson ... Chaque fichier porte un nom suivi d'une "extension".
Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l'ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ?
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'archivage numérique peut se faire sur différents supports comme par exemple, un disque dur ou une solution de Gestion Électronique des Documents (GED). Mais comme précédemment, l'archivage électronique peut lui aussi avoir ses limites.
Les normes climatiques pour le stockage des documents sont une température comprise entre 16 et 22°C et une humidité relative comprise entre 45 et 60 %.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans l'ordre croissant des nombres, à leur arrivée. Un numéro est attribué à chaque dossier (ou document) en fonction de l'ordre chronologique d'arrivée.