Avec cette nouvelle approche de la chaîne archivistique, les « trois champs de l'archivistique moderne », tels que définis par Michel Duchein (1993, p. 25) – à savoir, le champ théorique ou scientifique, le champ technique et celui de l'organisation des services –, se trouvent mêlés pour être mieux observés.
3 – Conservation et consultation des archives
Les sociétés d'archivage mettent en place (avec l'aide de leur client) un système de droits et d'autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des archives doit y être autorisée et s'inscrire sur un registre.
La chaîne archivistique comprend la collecte, le traitement, la protection et la conservation, la communication et la valorisation ; elle ne peut être remise en cause.
Une discipline intégrée et systémique
En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
Stockage des documents ; Mise en place d'un système pour faciliter la consultation des archives ; Destruction des documents archivés.
Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
Le cycle de vie comprend 3 grandes étapes : la production du document, son utilisation et sa conservation / mise à disposition. Il n'existe pas de consensus sur le Record life-cycle, les étapes proposées étant quelque peu différentes selon le point de vue.
La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 a instauré un droit d'accès des citoyens aux documents administratifs. Ainsi, toute personne peut obtenir communication des documents détenus par une administration dans le cadre de sa mission de service public, quels que soient leur forme ou leur support.
Les archives sont des documents propres à l'activité de l'organisation, uniques et originaux. Elles sont produites «presque involontairement» comme conséquence de l'activité. Les documents d'archives peuvent avoir valeur de preuve, ce qui n'est pas le cas de la documentation.
- Organise et accompagne toutes actions d'information, de sensibilisation, d'éducation et de formation en relation avec les archives. - Favorise, en particulier, la connaissance des règles et pratiques archivistiques, et contribue à l'égal accès de tous au patrimoine, au savoir et à la culture. 1.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
1. Ensemble des documents concernant l'histoire d'une collectivité, d'une famille ou d'un individu : Archives royales. 2. Ensemble de documents hors d'usage courant, mais classés et conservés pour une consultation éventuelle, dans une entreprise ou chez un particulier.
En bibliothéconomie ou en archivistique, un plan de classement est un outil d'organisation de documents qui facilite leur classement et leur repérage. Il permet de s'orienter de manière logique et hiérarchique — d'un sujet général à un sujet spécifique — dans un fonds d'archives ou une collection.
Il peut s'agir des documents suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
L'archivage numérique est un processus qui vise à garantir l'accessibilité sur le long terme des documents que les entreprises souhaitent conserver pour des raisons juridiques, pour couvrir un risque, ou plus simplement pour préserver de la connaissance à valeur ajoutée.
– Utiliser des étagères, des boîtes et des classeurs adaptés au volume de documents. – Éviter les surcharges et maintenir des allées de circulation claires. – Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les archives physiques. – Limiter l'accès aux personnes autorisées et tenir un registre des accès.