L'expression de besoins doit être claire, concise et synthétique. Elle expose des faits et ne s'attarde pas sur la solution technique à apporter. Elle décrit simplement votre besoin. Pour ce qui est du contenu, il est recommandé d'écrire des phrases courtes et factuelles.
Énoncer un besoin
On utilise pour cela un graphe parfois appelé “bête à corne”. Il suffit de répondre aux trois questions fondamentales : “À qui sert l'objet ?”, “Sur quoi agit l'objet ?” et “Dans quel(s) but(s) ?”. La dernière question “Dans quel(s) but(s) ?”, nous permet d'énoncer la fonction d'usage de l'objet.
Le but d'un projet est de satisfaire un besoin. Il faut l'exprimer clairement avant d'imposer une solution. Généralement formulé sous formes d'exigences fonctionnelles, les besoins fonctionnels sont l'expression de ce que le produit ou le service délivré par le projet devrait être ou faire.
Un besoin est un sentiment de privation, de manque, parallèle à la notion de désir, que l'individu cherche à faire disparaître par la consommation d'un bien. C'est une demande exprimée ou latente, d'ordre individuel ou collectif.
QUI DOIT RÉDIGER UNE EXPRESSION DES BESOINS ? C'est le demandeur qui est le mieux placé pour rédiger ce document. Le prestataire vient ensuite l'enrichir à l'occasion de la phase de cadrage. Cette phase de cadrage permet de construire les maquettes fonctionnelles et spécifications fonctionnelles du projet.
L'EXPRESSION ET LA VALIDATION DU BESOIN :
Avant de concevoir un objet technique, il est nécessaire de s'assurer que le besoin existe et de bien préciser ce qui est attendu par les futurs utilisateurs. Les informations permettant de valider ce besoin peuvent être collectées auprès d'eux.
Ce sont les 7 questions qui permettent de définir les circonstances d'une situation, quelle qu'elle soit, ce qui inclut le domaine informatique. Et pour être exhaustif, on peut ajouter 2 autres questions : « pour qui ? » en plus de qui, ainsi que « avec quoi ? » en plus de quoi.
La démarche de cadrage est principalement réalisée par des entretiens et/ou l'animation d'ateliers. Ceux-ci ayant pour objet de faire mûrir le besoin en interne et d'identifier les besoins clés à mettre en œuvre. Une réflexion sera également menée pour identifier les besoins à plus long terme.
L'analyse du besoin est une méthode qui contribue à la caractérisation du besoin c'est-à-dire la détermination de la grandeur mesurable qui va être modifiée par l'utilisation du produit.
Une fonction principale est une fonction de service qui assure la prestation du service rendu. Une fonction principale traduit l'interaction de plusieurs éléments extérieurs appartenant au milieu (E.M.E) avec le produit.
Le diagramme pieuvre permet de représenter les fonctions de service d'un produit. C'est-à-dire qu'il permet de voir quelles sont les fonctions essentielles et secondaires d'un produit et comment ces fonctions réagissent avec le milieu extérieur. Il est utilisé lors de l'analyse fonctionnelle.
Le recueil des besoins constitue l'une des étapes clés de la construction d'un plan de formation. Il s'agit de la phase d'identification et de collecte des besoins de formation collectifs et individuels des collaborateurs d'une organisation.
On peut résumer cette différence en expliquant que le besoin est une obligation et que l'attente est plutôt un souhait. Par exemple, lorsque l'on achète un véhicule automobile, disposer d'un système de freinage est un besoin, mais l'option des sièges chauffants répond plutôt à une attente.
L'énoncé du besoin est le "but" du produit, sa raison d'être, son usage, ce pour quoi il a été conçu. Trouver l'énoncé consiste à répondre à ces 3 questions fondamentales : A qui le produit rend-il service ? Sur quoi le produit agit-il ?
Nous pouvons identifier des besoins dans 3 domaines : physiques, psychologiques et existentiels.
Les besoins vitaux : la faim, la soif, l'élimination, le maintien de la température corporelle, la respiration, le logement, le sommeil, la sexualité. Ces besoins physiologiques sont les besoins dont la satisfaction est importante ou nécessaire pour la survie.
Les trois premières questions de qualification – « Qui ? », « Où ? », « Pourquoi ? » – vous montreront comment trouver des prospects de qualité. Le « Quand ? » peut vous faire gagner du temps et maximiser vos énergies dans le processus de qualification.
Les questions ouvertes servent à comprendre, à faciliter l'expression, à dialoguer, à échanger. Elles commencent par un adverbe (pourquoi, combien, comment, quand) ou un adjectif/pronom interrogatif (quel, quoi, qui) d'où le fameux QQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Combien voire comment, Pourquoi).