La numérisation désigne le processus consistant à rendre quelque chose numérique. Transformer un document papier en un document numérique (le scanner), par exemple, est de la numérisation.
En matière de documents, la numérisation consiste à remplacer un support papier par un fichier électronique. L'intérêt de la numérisation est de pouvoir faire une copie avec l'essentiel du contenu, copie qui pourra ensuite être stockée, indexée et retrouvée par une recherche automatisée.
La copie numérique fiable est la reproduction numérisée d'un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Concrètement, les entreprises peuvent numériser des « documents à valeur probante » et n'ont plus besoin de conserver les originaux papier.
En général, le terme "scanner" renvoie à l'appareil physique utilisé pour numériser des documents, tandis que le verbe "numériser" décrit le processus de conversion lui-même. Par conséquent, lorsque vous numérisez un document avec un scanner, vous effectuez un scan.
Essentielle dans le cadre de la mise en place d'une solution GED, la numérisation des documents permet de sécuriser les données, de favoriser leur accessibilité immédiate et leur recherche grâce à l'indexation et d'améliorer leur stockage sécurisé et conforme à la loi.
La sécurité des données
À partir du moment où des données sont numérisées, la question de la sécurité se pose. Les documents contiennent des données sensibles. Ces dernières peuvent être corrompues, ou piratées. Les accès au Cloud doivent être sécurisés.
Le principe est simple. La numérisation des archives consiste à conserver ses documents papiers en version numérique afin qu'ils soient accessibles à chaque instant depuis un simple poste de travail. Une fois numérisés, ces documents à forte valeur juridique peuvent être retrouvés très facilement et en quelques clics.
Il existe plusieurs appareils qui permettent de numériser un document. Le plus courant est le scanner. Un autre appareil capable de numériser des documents est l'imprimante multifonction.
Sélectionnez Démarrer > Paramètres > Périphériques > Imprimantes et scanners ou utilisez le bouton suivant. Sélectionnez Ajouter une imprimante ou un scanneur. Patientez pendant la recherche des scanners à proximité, choisissez celui que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Ajouter un périphérique.
Cliquez sur le menu Démarrer et cliquez sur Tous les programmes. Ouvrez ensuite Imprimantes et télécopieurs. Si vous avez plus d'une imprimante, localisez votre scanner dans la liste et cliquez sur le nom de l'imprimante. Cliquez sur Propriétés, puis sélectionnez Scanner.
La numérisation consiste à transformer un signal analogique qui contient une quantité infinie d'amplitudes en un signal numérique contenant, lui, une quantité finie de valeurs. Le passage de l'analogique au numérique repose sur trois étapes successives : l'échantillonnage, la quantification, et le codage.
Afficher un fichier PDF ou un document numérisé
Choisissez Présentation > Afficher le navigateur de pièces jointes, puis cliquez sur Numérisations ou Documents. Pour afficher une pièce jointe à l'intérieur de la note qui la contient, sélectionnez la pièce jointe, puis choisissez Présentation > Afficher dans la note.
Il vous suffit d'utiliser l'application Google Drive et l'appareil photo de votre appareil. Votre document numérisé est stocké au format PDF dans Drive. Numérisez des reçus, des fichiers appartenant à vos clients et d'autres documents importants lorsque vous êtes en déplacement.
Action de numériser. Synonyme : – Vieux : digitalisation, discrétisation.
Normalement, lorsque vous scannez un document, un fichier pdf se génère sur votre ordinateur, à un endroit prédéfini dans les propriétés du scanner. Une fois que vous avez ce fichier, il vous suffit de faire un clique droit dessus, puis de cliquer sur "envoyer vers" puis "destinataire".
Par défaut, les données numérisées sont enregistrées dans le dossier Mes documents.
Utiliser un scanner
Placez le recto de votre document sur la vitre, et alignez‑le en bas à droite ou en haut à droite, comme indiqué par la flèche dessinée sur votre appareil. Cliquez sur “Numériser”, et une fois la procédure terminée, choisissez d'envoyer le fichier par e‑mail ou de l'enregistrer.
Allez dans votre messagerie et rédigez votre mail. Repérez alors dans l'interface (sous l'objet ou en bas du cadre du message) le symbole du trombone. Cliquez dessus : cela fait apparaître vos dossiers et fichiers. Retrouvez le document scanné, cliquez dessus pour valider votre choix, puis sur "Ouvrir".
Sélectionnez un scanner et un paramètre prédéfini de document ou Numérisation personnalisée dans l'interface de numérisation d'Acrobat. Pour numériser un document papier au format PDF à l'aide d'Acrobat, sélectionnez Tous les outils > Créer un PDF. L'interface Créer un PDF à partir de n'importe quel format s'affiche.
Il se peut que le câble d'imprimante de l'appareil soit mal branché ou que l'appareil ne soit pas sous tension. Le pilote de numérisation n'est pas installé ou l'environnement d'exploitation est mal configuré. Vérifiez que l'appareil est branché correctement et qu'il est sous tension puis redémarrez votre ordinateur.
Numériser un document papier apporte en effet de nombreux bénéfices. Le document numérique permet de gagner en productivité et en espace. La dématérialisation permet également un archivage plus sécurisé. Les documents numériques sont en effet meilleurs pour l'environnement.
Bouton Num.
Placez le document original ou la photo sur le scanner. Reportez-vous à la section Mise en place de documents ou de photos. Si vous souhaitez numériser une image et ouvrir le programme de messagerie de manière à joindre l'image numérisée à un courrier électronique, appuyez sur le bouton Num.
Pour activer cette fonction, dans le serveur Web intégré, ouvrez l'onglet Paramètres, cliquez sur Sécurité et sur Paramètres de l'administrateur, cochez la case Activer à côté de Numérisation à partir d'un ordinateur ou d'un périphérique portable, puis cliquez sur Appliquer.
Ouvrez l'application Google Drive, et connectez-vous à votre compte Google pour l'utiliser. Appuyez sur le bouton « + » situé en bas à droite, et choisissez l'option « Numériser » dans le menu qui s'affiche. L'application de l'appareil photo s'ouvre alors automatiquement.