Le classement de documents se définit par la manière d'ordonner et d'archiver toutes les pièces administratives d'une organisation. Quels que soient les formats des dossiers, l'essentiel est de créer une archive fiable et accessible. Toutefois, un processus de rangement opérationnel s'impose.
Le classement des dossiers administratifs et des papiers administratifs est un outil d'organisation qui doit être élaboré par un organisme et qui doit être appliqué de tous. Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
I- Définition des termes: Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents. Il consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée.
Nous avons besoin de nous repérer parmi les choses du monde, de leur trouver des points communs, de les ordonner. D'où la nécessité de développer des méthodes satisfaisantes de classification, comme les taxinomies, les nomenclatures ou les dictionnaires.
Un classement et un archivage efficaces réduisent le risque de laisser des documents au vu et au su de personnes non autorisées.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Pour cela, il vous suffit de cliquer dans un endroit libre de votre dossier avec le bouton droit de la souris et de choisir Trier Par. Ou pour un classement encore plus visuel, passez par menu Regrouper par puis choisissez vos options de tri, par ordre croissant ou décroissant, type de fichier, date de modification…
Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire les documents indispensables lors d'un contrôle administratif, d'un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre.
Notamment, il est interdit de tenir des informations relatives aux origines raciales, opinions politiques ou religieuses par exemple. Utiliser un outil dédié, comme celui de Factorial, pour tenir ce dossier est donc tout à la fois plus pratique pour le RH, sûr pour le salarié et évite de se mettre hors la loi.
Le contenu attendu dans un dossier professionnel
La description des différents missions, contextes de travail, c'est-à-dire le secteur dans lequel votre entreprise travaille, le nombre de personnes avec qui vous avez travaillé, la hiérarchie et votre position dans l'entreprise.
Accès du salarié à son dossier.
En pratique, il s'agit souvent du service des ressources humaines ou du délégué à la protection des données. Cet accès est par principe gratuit et peut s'exercer sur place ou par écrit.
Par exemple : trier un ensemble d'objets selon le critère de la couleur rouge, c'est faire deux groupes : le groupe des objets rouges et le groupe des objets non rouges (bleus, verts, jaunes...). classer, c'est rechercher l'ensemble des critères communs à une collection d'objets.
- ranger : mettre en rang ; mettre en ordre ; mettre de l'ordTe. - les classements où l'on regroupe les éléments par catégories, suivant cer- tains critères. On les appelle «classements». - les classements où l'on range les éléments dans un ordre déterminé on les appelle « rangements» .
Les verbes classer et classifier sont apparentés par la forme et le sens, mais leurs significations sont différentes. Classer signifie « ranger dans une classe » ou « répartir dans des classes », tandis que classifier a le sens de « déterminer des critères de classement, définir des classes ».
Utiliser différents critères pour classer les êtres vivants. Identifier des liens de parenté entre des organismes.