Les différents intervenants
L'utilisateur : c'est le consommateur du bien ou du service. L'acheteur : Celui qui effectue l'acte d'achat (i.e. la transaction) Le payeur : c'est-à-dire qui finance l'achat (il engage les fonds nécessaires à la transaction) Le décideur : c'est celui qui décide de l'achat (ou le non-achat ...
Dans une entreprise, le responsable des achats est la personne qui achète les produits ou les services nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Il supervise tout le processus d'achat, de la recherche de fournisseurs au contrôle du produit ou du service livré, en passant par la négociation des prix.
Définition du processus d'achat
Le processus d'achat est un ensemble d'actions dont l'objectif est d'amener un client à réaliser un achat. Il compte 5 étapes : la reconnaissance du besoin, la recherche de solutions, la comparaison des options, la prise de décision et l'évaluation post-achat.
Les achats peuvent être classés en trois types : les achats directs (ou productifs), les achats indirects (ou improductifs ou de frais généraux), et les achats d'investissements (ou CAPEX[1]).
Un Assistant achat (AA) se charge d'épauler une équipe d'acheteurs au sein d'une entreprise. Autrement dit, il apporte son soutien dans les différentes tâches liées à la réalisation des acquisitions nécessaires à la société.
Le processus d'achat s'engage généralement lorsque l'acheteur prend conscience qu'il éprouve un besoin pour un produit et en définit les spécifications. L'analyse du marché, par le processus de sélection ou l'appel d'offres, permet d'identifier un produit ou un fournisseur approprié.
Le ou la responsable achats négocie et conclut les achats de tout produit ou service, nécessaire à la production de l'entreprise et à son bon fonctionnement, aux meilleures conditions de qualité, prix et délais. Il ou elle contribue à assurer une meilleure rentabilité de la production.
L'acheteur a pour mission principale de gérer les achats pour son entreprise : il choisit les produits et les fournisseurs, négocie les meilleures conditions d'achat (qualité, prix, livraison…), selon un cahier des charges défini par la direction, le service production (industrie) ou le service des ventes (distribution ...
Le/La responsable approvisionnement est la personne chargée des achats de matières premières, des biens élaborés ou semi-élaborés et des services nécessaires au processus de production de l'entreprise. Pour une entreprise du secteur industriel, sa position se situe au début de la chaîne de production.
Structure d'un service achats
Il comprend tout d'abord un poste de manager, communément un directeur achat (ou responsable dans une PME) qui a pour mission le management général du service. Puis, des acheteurs dont certains sont spécialisés (par famille de produit, par fournisseur, par domaine d'activité...).
Mettre en place une organisation Achats adaptée. Définir des procédures de sélection fournisseurs. Définir les procédures de gestion du panel et d'évaluation fournisseurs. Définir les procédures de ce contrôle des dépenses, réception et contrôle factures.
Un même client peut être sensible à deux voire trois motivations d'achat, selon des degrés divers. Les motivations les plus rationnelles sont Sécurité, Confort, Argent : soyez rationnel, démonstratif, apportez des preuves, des chiffres.
C'est le moment qui intervient après la réception mail de validation de commande. C'est à ce moment précis que beaucoup de marchands cèdent le suivi et la communication aux transporteurs.
Ces 5 critères qui l'emportent désormais sur le prix et la qualité sont les suivants : la santé et la sécurité, le service et l'accompagnement personnel, la facilité et le confort, l'origine des produits, et la confiance et la réputation.
Différents documents sont utilisés lors de ce processus : le devis, le bon de commande, le bon de réception, le bon de livraison, la facture et le règlement. La facture est la pièce de base de la comptabilité car ce document déclenche l'écriture comptable.
Économies d'échelle, amélioration de l'organisation, impact économique, social ou environnemental. Se doter d'une procédure cadrée pour ses achats est une source de nombreux avantages pour votre entreprise.
Une fois qu'un plan d'approvisionnement est mis en place, le responsable achats et approvisionnements assure la gestion et l'optimisation des flux et des stocks de matières premières et veille à réceptionner toutes les commandes et à les valider.
Les formations et les diplômes
3 ans pour obtenir une licence professionnelle (1 an après un bac + 2) ou un diplôme d'école de commerce ; 5 ans pour un master, un diplôme d'école supérieure de commerce ou un diplôme d'ingénieur, éventuellement complété par un mastère spécialisé en achat (1 an).
L'acheteur junior est donc le garant de l'approvisionnement en terme de matières premières, produits semi-finis ou services pour l'entreprise. Il est un élément clé de l'entreprise, particulièrement dans l'industrie, l'industrie pharmaceutique et la grande distribution.