Frais de débours : ce sont des sommes avancées au nom du client. Ces sommes doivent être remboursées par le client du montant exact. Coût d'achat : tout ce que vous dépensez pour réaliser votre activité de micro-entrepreneur. Vous pouvez facturer ces achats à un prix plus élevé que celui auquel vous les avez achetés.
Les débours sont des factures adressées au nom de votre client que vous allez régler à sa place. Il vous mandate via le contrat qui vous lie pour effectuer ces dépenses. Le remboursement de vos dépenses dans le cadre d'un débours doit se faire à l'euro près.
Pour facturer spécifiquement des frais de débours, le client doit donner son accord écrit par un « mandat de débours », qui précise la demande de réaliser un achat ainsi que le budget alloué. Ce mandat est une précaution indispensable en cas de contestation du client et de contrôle de l'administration fiscale.
Alors que les débours sont simplement payés par votre société pour le compte de votre client. Ils sont directement facturés par le fournisseur à votre client, même si c'est vous qui payez.
La facturation des frais de débours se fait au centime près.
Vous ne pouvez pas demander un remboursement d'un montant supérieur à celui de la somme avancée. Conservez toutes vos preuves d'achat (factures, tickets de caisse…). Vous en remettrez une copie à votre client afin qu'il vous rembourse.
La comptabilité des frais de débours
Les débours doivent être enregistrés en compatibilité. Cela doit se faire dans un compte de tiers de la classe 4. Il faut les enregistrer au débit du compte 467 afin de constater la créance.
Les remboursements sont souvent effectués dans le cadre d'une annulation d'achat. Si le paiement a été fait au moment de l'achat, celui-ci est alors automatiquement concilié, c'est-à-dire associé, à la facture. Dans ce cas, il est possible d'émettre le remboursement au moment de l'annulation d'achat.
La note de frais (définition) est un document établi par un salarié, pour demander le remboursement des frais professionnels engagés dans l'intérêt de votre entreprise. Concrètement, ces frais correspondent donc à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle.
Pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent impérativement être facturées au nom de votre débiteur par le ou les fournisseurs, et non à votre nom à vous. Sinon vous ne pourrez pas déduire ces dépenses de votre chiffre d'affaires, elles ne pourront pas être considérées comme des débours.
Les débours correspondent aux sommes avancées par le notaire. Il s'agit par exemple de rémunération d'intervenants, du coût de différents documents. Exemple : Les frais de photocopies nécessaires à l'accomplissement de sa prestation sont des débours facturés par le notaire.
Pour rappel, les remboursements s'enregistrent en utilisant le même compte que celui utilisé initialement mais en inversant son sens. Si vous avez saisie une recette dans un compte d'honoraires, il suffira de saisir une dépense dans ce même compte pour enregistrer le remboursement d'un client.
Le coût de traitement d'une facture dépend de plusieurs critères. On admet que pour une facture entrante (chez le client qui la reçoit), il oscille entre 14 et 20 €, et que pour une facture sortante (chez le fournisseur qui l'envoie), il est compris entre 5 et 10 €.
En comptabilité, toute opération doit être enregistrée dans deux comptes : une opération de débit et une opération de crédit. Pour le remboursement des notes de frais, l'opération de débit est inscrite sur les comptes charges et l'opération de crédit est inscrite sur le compte 421 "personnel - rémunération due".
En pratique, et en général, les frais de facturation sont enregistrés directement dans le compte d'achat. Il est également possible d'utiliser un compte 608 de frais accessoires sur achats. A mon sens, ces frais doivent en effet entrer dans la valorisation des stocks.
Elles se justifient par l'exercice de l'activité et/ou l'intérêt de l'entreprise, mais attention, pour être remboursées, les sommes engagées par le salarié doivent être proportionnelles au besoin réel. Les notes de frais sont à la seule charge de l'employeur et ne peuvent venir réduire le salaire versé.
Le processus des notes de frais en entreprise est encore souvent tributaire du papier. Concrètement, le collaborateur récupère le justificatif de sa dépense et la reporte dans un tableau. Après validation du manager, c'est la comptabilité qui doit vérifier que la note de frais est valide. Et c'est tout un process !
Une note de frais est un document établi par un salarié dans le but de se faire rembourser les frais professionnels supportés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur. En effet, ces frais sont obligatoirement remboursés par l'employeur.
Pour obtenir le remboursement de l'impayé, vous pouvez choisir d'engager une procédure judiciaire (démarche auprès du tribunal) dans le but d'obtenir qu'une saisie soit pratiquée à l'encontre de votre débiteur. Le recours au tribunal engendre des frais qui seront facturés au débiteur.
Rapprochez-vous de votre banque
Tout d'abord, prenez contact avec votre banque afin de lui décrire votre situation et lui transmettre toutes les preuves d'achat. Ensuite, demandez-lui d'entrer en contact la société ayant produit votre carte bancaire afin d'obtenir un remboursement via rétrofacturation.
La facture à elle seule ne justifie pas la dépense pour laquelle un salarié a droit à un remboursement. Pour qu'elle soit considérée comme un justificatif valide, elle doit comporter la mention « payée » ou « payée en totalité » et être datée.
Un auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges
Quelle que soit son option fiscale (versement libératoire ou barème progressif), un auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d'affaires et ne peut déduire aucune charge ni amortir son matériel.