La numérisation fait référence au passage du format papier au numérique. Il s'agit d'une première étape cruciale, par laquelle votre organisation est à nouveau en phase avec son temps, ce qui lui permettra de relever de nouveaux défis.
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
Dématérialiser un document, c'est le produire directement au format numérique à partir d'un système d'information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d'information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
La numérisation consiste à créer, à partir d'un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne.
La numérisation de documents consiste à créer la copie électronique d'un document au format papier. On crée une photo fidèle des données du document original (texte, images…) à l'aide d'un scanner. On procède ensuite à l'archivage du fichier numérique en ligne ou en local.
La digitalisation utilise quant à elle des informations numérisées pour améliorer les processus. Taper un essai dans un document numérique est la numérisation. Rendre ce document disponible pour une utilisation via un cloud, c'est la digitalisation.
Les documents au format papier sont des originaux que l'on conserve longtemps sous forme tangible, tandis que les fichiers numérisés sont des copies de ces documents, que l'on produit pour gagner un peu de place.
Pour numériser une photo, vous devez installer l'application PhotoScan sur votre téléphone. Pour lancer la numérisation, placez votre téléphone au-dessus d'une photo. Appuyez sur le bouton pour prendre une photo. Elle est enregistrée automatiquement sur votre appareil.
Le scanner permet de numériser n'importe quel document papier : photo, texte. Attention une fois du texte numérisé, il faut utiliser un logiciel de reconnaissance d'écriture pour pouvoir le sélectionner ou le modifier.
La sécurité. Par nature, le papier est un support non protégé. Une feuille imprimée de données client peut circuler n'importe où et à tout moment tomber entre de mauvaises mains. Par contre, au format numérique, l'accès est beaucoup plus contrôlé.
Comment dématérialiser ? Pour passer à la dématérialisation, plusieurs étapes sont obligatoires. Il faut en premier lieu numériser tous les documents qui existent encore au format papier, en utilisant soit un scanner, soit un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ou OCR).
La dématérialisation ou numérisation consiste à faire passer vos documents du support papier au support électronique. Vos factures, bulletins de paie, bons de commande, déclarations fiscales, et bien plus, sont tous concernés aujourd'hui par la dématérialisation.
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
La dématérialisation des courriers consiste à numériser, trier, indexer et distribuer les courriers le tout de manière automatique et entièrement digitale. Les bénéfices engendrés par ce processus sont conséquents pour les organisations.
La dématérialisation consiste à transférer les données d'un support matériel (souvent papier) à un support numérique à partir d'un système d'information. Il ne s'agit pas seulement de « numériser » ou « scanner » un document, la dématérialisation s'intéresse à un processus complet.
La numérisation vise un stock ou un flux de documents. La dématérialisation est plus large et consiste à gérer de façon électronique des données ou des documents les échanges entre partenaires (entre entreprises, collaborateurs, etc.)
Facilitez l'exploitation de vos documents
La numérisation ne consiste pas seulement à créer une copie numérique d'un document, mais aussi à en extraire les métadonnées qui seront utilisées plus tard pour sa recherche, via des outils de capture tels que LAD, RAD, OCR…
Numériser une image c'est lui donner une représentation électronique à partir de l'objet réel qui lui sert de support (papier, film, diapo, négatif, mais aussi objet 3D). Cette représentation sera la plupart du temps matricielle, c'est-à-dire une matrice (un tableau) ou chaque point sera représenté par une couleur.
Sur numerisation.carrefour.fr , numerisation.fnac.com ou www.kubosphere.com il suffit d'envoyer vos photos, qui doivent être en bon état, ni cornées, ni scotchées, ni agrafées. Les formats acceptés sont: 6 x 6 cm minimum, 13 x 19 cm maximum, quelle que soit la forme.
Placez la feuille qui vous intéresse dans le scanner et utilisez l'utilitaire standard sur les systèmes d'exploitation Windows. Cliquez sur le bouton Démarrer, tapez scanner dans le nouveau qui s'ouvre et appuyez sur l'élément fax et scanner Windows.
Le plus simple pour numériser est d'utiliser un scanner. Le modèle que je conseille est le Epson V550 avec un très bon rapport qualité prix, environ 220€. Son grand avantage: il est à plat, c'est à dire que vous pourrez scanner facilement de grandes voir très grandes réalisations aussi bien que des petites.
Envoyer le document par e-mail
Cliquez sur le bouton « Joindre un fichier » dans la barre d'outils Message. Naviguez dans vos dossiers dans la boîte de dialogue de l'Explorateur Windows et sélectionnez le document numérisé. Cliquez sur « Ouvrir » pour joindre le fichier à l'e-mail. Cliquez sur le bouton « Envoyer ».
Cliquez sur Fichier > Partager > Courrier électronique, puis choisissez l'une des options suivantes : Envoyer en tant que pièce jointe Ouvre un courrier électronique avec une copie du fichier au format d'origine en pièce jointe.