Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Le rangement numérique croissant ou décroissant des dossiers suivant des nombres, L'archivage chronologique suivant l'ordre d'arrivée des documents, Le classement alphabétique selon le nom de chaque dossier, L'archivage selon la thématique de chaque dossier dans le but de les regrouper ensemble.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Pour chaque catégorie, vous pouvez ranger les papiers par ordre chronologique, en ajoutant les plus récents au début puisque c'est ceux dont vous aurez le plus besoin. En faisant comme ça, vous pourrez aussi plus facilement déterminer les documents à jeter une fois qu'ils auront passé la date de conservation.
Docuware. Il s'agit sans doute de l'un des logiciels les plus efficaces dans la gestion électronique du Workflow et de documents. Doté d'une grande expertise, il assure la gestion intelligente des documents électroniques.
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'élimination d'archives demande l'établissement d'un bordereau d'élimination engageant ainsi une entreprise de destruction. Le bordereau est une pièce réglementaire, déchargeant le service des archives (demandeur de la destruction) de toute responsabilité quant à la conservation définitive des documents.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
L'archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l'archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.
Le Système d'Archivage Electronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
Les dossiers d'ordre professionnel peuvent être classés par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou en fonction de leur contenu. Les archives doivent être mises à jour régulièrement afin que chaque nouveau document soit classé dès que l'on a cessé de l'utiliser.
Vous pouvez aussi créer une mindmap à l'aide d'outils comme MindManager ou Mindmeister. Ou sur papier pour vous aider à visualiser et ordonner au mieux votre classement. Encore une fois, l'essentiel est que cela soit parfaitement logique pour vous.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Pour preuve, la partie 4 « Principes et niveaux d'exigences » de la norme NF Z42-013 signale en 4.1 qu' « un système d'archivage électronique doit répondre aux principes suivants : intégrité, pérennité, sécurité, traçabilité ».