Classez : le classement doit suivre une organisation rigoureuse. Identifiez la nature du document pour savoir où le ranger, puis mettez-le immédiatement au bon endroit. Archivez : soyez attentif à la durée de conservation légale… Le stockage des documents « sensibles » en outre doit être sécurisé.
Effectuer un classement par ordre numérique
Une autre bonne idée est d'effectuer le classement de vos documents administratifs par ordre numérique. Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant.
Le rangement numérique croissant ou décroissant des dossiers suivant des nombres, L'archivage chronologique suivant l'ordre d'arrivée des documents, Le classement alphabétique selon le nom de chaque dossier, L'archivage selon la thématique de chaque dossier dans le but de les regrouper ensemble.
En fait tout consiste à cacher le bordel. Peu importe où, l'essentiel c'est qu'il ne soit pas visible. Y'a plein d'endroit auquel tu n'as jamais pensé. Sous le lit, dans et sous le matelas, dans l'armoire en boule, sur un séchoir à linge prétendant qu'il faut l'étendre, ou caché sous un drap étendu sur l'étendage…
La méthode Marie Kondo est basée sur deux principes : réaliser un tri par catégorie et ranger au bon endroit. Marie préconise le rangement des objets les plus simples avant les objets les plus compliqués et les plus encombrants.
"Ranger intelligemment, c'est ranger selon des modes simplifiant la vie. Mais c'est aussi ranger en faisant preuve de réalisme face aux contraintes du quotidien et aux habitudes du foyer. On ne range pas de la même façon une maison où on vit à deux et une maison où on vit à six.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Pour chaque catégorie, vous pouvez ranger les papiers par ordre chronologique, en ajoutant les plus récents au début puisque c'est ceux dont vous aurez le plus besoin. En faisant comme ça, vous pourrez aussi plus facilement déterminer les documents à jeter une fois qu'ils auront passé la date de conservation.
C'est un système de classification qui non seulement structure, mais aussi répertorie, organise, hiérarchise et classe vos documents pour qu'ils soient faciles à retrouver quand le besoin s'en fera sentir. L'objectif est de ne rien perdre qui est important et d'être efficace dans votre activité professionnelle.
Méthode de rangement la plus classique, il suffit de plier les serviettes de bain en trois ou en quatre et de parfaitement les aplatir afin de gagner de la place. Elles sont ensuite à empiler les unes sur les autres.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Parce que vous êtes trop entouré (d'objets/d'animaux/de gens) Vous détestez le vide et l'espace. Il faut toujours que vous soyez entouré et distrait par des objets, des animaux ou des amis. Ce besoin de remplir autour de vous ne facilite pas vraiment les tâches ménagères.
Il y a deux causes au bazar dans une maison. La première, on vient de le voir, c'est parce que l'on se laisse déborder par le quotidien, qu'on n'a jamais assez de rangements et que personne ne remet les choses à leur place ! La seconde cause: le bazar parce que son « chez soi » est trop encombré !
Il suffit de miser sur des meubles multifonctions comme une banquette, qui peut aussi contenir des rangements. Dans la cuisine, suspendez vos ustensiles aux crochets qui seront fixés sur le mur ou bien sur le côté de votre plan de travail pour ne pas encombrer l'espace.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.