Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Les dossiers à classer ou à archiver peuvent être rangés dans des boites de rangement. Pour organiser encore plus votre espace, placez ces boites dans une armoire de rangement. Les étagères souvent modulables en hauteur peuvent accueillir tout type de rangement de bureau, y compris des compartiments.
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,...
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Où classer les documents au bureau ? les documents peuvent être classés dans des dossiers physiques ou des classeurs avec des étiquettes appropriées pour chaque catégorie, ainsi que dans des solutions de classement numérique comme des logiciels de gestion de documents ou des applications de stockage en ligne.
Un bon classement doit être un classement efficace. L'objectif principal est de retrouver une information le plus rapidement et facilement possible. D'autre part, les intitulés des documents doivent être clairs et uniformisés de sorte à permettre de les classer.
Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée.
Le classement chronologique est un classement numérique par date. Le classement est effectué à partir de la date de réception d'un document reçu et à partir de la date d'émission d'un document envoyé. Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite.
Cliquez sur la petite icône en haut à droite de l'explorateur de fichiers pour montrer le ruban. Vous aurez des options disponibles pour mieux organiser vos fichiers. Le ruban est divisé en quatre catégories : Fichier, Accueil, Partage, Affichage qui sont ensuite divisés en groupe d'actions utiles.
Lors de la création d'un site Web, les données informatiques sont stockées sous forme de dossiers et fichiers. Tous ces fichiers sont organisés entre eux, formant graphiquement une sorte d'arbre. Cet élément hiérarchise l'ensemble des données utilisées dans le site. C'est ce que l'on appelle l'arborescence.
Accédez à l'endroit où vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom de votre dossier, puis appuyez sur Entrée. Pour enregistrer un document dans le nouveau dossier, ouvrez-le, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,accédez au nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
Description de l'arborescence. Lancez l'Explorateur Windows à partir de l'icône du bureau "Utilisateur". La zone active se trouve dans la zone de liste des dossiers et fichiers contenus dans le dossier "Utilisateur". Pour atteindre la zone d'arborescence, vous taperez Maj +Tab.
Méthodes de tri des fichiers
Trie les fichiers dans l'ordre alphabétique en fonction de leur nom. Trie les fichiers en fonction de leur taille (la place qu'ils occupent sur le disque). Par défaut, range du plus petit au plus gros. Trie alphabétiquement les fichiers en fonction de leur type.
Cliquez sur le dossier ou le sous-dossier que vous souhaitez renommer. Cliquez sur le bouton « Renommer le dossier » situé au-dessus de la liste de vos dossiers. Saisissez le nouveau nom que vous souhaitez lui donner. Cliquez sur « Valider »
Comment bien choisir son modèle de classeur ? Il est important de prendre en compte le nombre de documents à classer ainsi que les dimensions de ceux-ci. Si vous souhaitez ranger de nombreux documents, privilégiez le classeur à levier car il peut contenir un grand nombre de feuilles ou de copies A4.
Triez les photos par catégories : par année, par événement ou par personne, comme vous l'avez fait pour les photos plus récentes. L'utilisation d'une boîte cartonnée agrémentée de filières suspendues bien identifiées est un moyen efficace de faire ce classement temporaire.