Pour mieux gérer vos e-mails, il est préférable de les trier et de les traiter par ordre de priorité, et non par ordre d'arrivée. Déterminez les messages les plus importants et qui attendent une réponse rapide. Dans l'idéal, il faut y répondre de suite en vous accordant uniquement le temps nécessaire.
Cliquez avec le bouton droit sur un message et sélectionnez Actions avancées > Créer une règle. Sélectionnez le dossier dans lequel déplacer tous les messages de cet expéditeur ou de cet ensemble d'expéditeurs, puis sélectionnez OK. La règle est appliquée à tous les messages entrants.
La gestion de messages professionnels et des mails en entreprise se place au-delà de l'envoi et de la réception de courriels. Derrière une simple boite de messagerie se dissimule une véritable stratégie de segmentation, du copywriting, des recommandations pour optimisations et de la rétention de clients.
Pourquoi nettoyer sa boîte mail ? Un email de 1 Mo sur l'ensemble de son cycle de vie jusqu'à suppression, émet environ 10g de CO2, et 19g s'il est accompagné d'une pièce jointe, ce qui équivaut à une ampoule à incandescence allumée pendant 25 minutes. La pollution numérique est invisible à nos yeux.
Conformité. Sur la gauche, sélectionnez l'organisation racine, généralement votre domaine. Faites défiler la page jusqu'au paramètre Suppression automatique des e-mails et des discussions, puis sélectionnez une option : Ne pas supprimer automatiquement les e-mails et les messages de discussions.
Effacer des messages
Une fois connecté, cliquez en haut sur « E-mail ». Effacez ensuite les e-mails devenus inutiles. Veuillez noter que tous les sous-dossiers, ainsi que la corbeille, sont pris en compte dans le quota. Vous devez donc supprimer également les messages de la corbeille après les y avoir déplacés.
Le bouton « Vider la corbeille » permet de supprimer définitivement tous les fichiers présents dans la corbeille, et de libérer l'espace utilisé.
Gmail. La messagerie Gmail proposée par Google est tout simplement l'une des plus connues et les plus utilisées dans le monde. Parfaitement intégrée aux outils Google, elle est très simple d'utilisation. Avec de nombreuses fonctionnalités ajoutées régulièrement, elle est intéressante à tester.
L'archivage en ligne est une fonctionnalité destinée aux clients Microsoft 365 professionnels qui ont des boîtes aux lettres exceptionnellement volumineuses. Ces clients peuvent utiliser une archive en ligne pour éviter de supprimer les anciens messages.
Si vous êtes un utilisateur gratuit, vous pouvez acheter un abonnement pour augmenter votre quota de boîtes aux lettres ou libérer de l'espace de stockage. Si vous êtes déjà abonné à Microsoft 365, les limites de boîte aux lettres grand public sont limitées à 50 Go.
Outlook 2021 pourWindows vous permet de mieux gérer votre boîte de réception avec l'ajout de nouvelles fonctionnalités, notamment Rechercher en haut et Traducteur.
Créer plusieurs boîtes de réception
Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Paramètres . À côté de "Type de boîte de réception", sélectionnez Plusieurs boîtes de réception.
Les meilleurs sont Gmail, Outlook et ProtonMail. Vos e-mails seront toujours accessibles et lisibles tant que vous utiliserez ces derniers.
Le dossier Corbeille fonctionne comme une sauvegarde : si vous changez d'avis après avoir supprimé un mail, il vous suffit de le déplacer de la Corbeille vers le dossier Boîte de réception.
Si vous supprimez une photo ou une vidéo sauvegardée dans Google Photos, elle est conservée dans la corbeille pendant 60 jours. Si vous supprimez une photo ou une vidéo de votre appareil Android 11 (ou version ultérieure) sans l'avoir sauvegardée, elle reste dans la corbeille pendant 30 jours.
Si la corbeille n'est pas vidée, les éléments supprimés y restent stockés et pourront être récupérés en cas de besoin. Pour supprimer définitivement ces fichiers, et libérer de l'espace sur le stockage de votre machine, il faut donc impérativement penser, de temps en temps à vider la corbeille.