Essentielle dans le cadre de la mise en place d'une solution GED, la numérisation des documents permet de sécuriser les données, de favoriser leur accessibilité immédiate et leur recherche grâce à l'indexation et d'améliorer leur stockage sécurisé et conforme à la loi.
Avec la numérisation de documents, vous n'avez plus besoin de conserver l'intégralité des documents physiques. Vous pourrez aussi vous affranchir de votre espace de stockage séparé pour conserver vos données. Les dépenses liées au stockage des fichiers physiques peuvent donc être fortement diminuées.
La numérisation est un acte, la dématérialisation un processus. La numérisation peut se cantonner à un acte simple, mais fastidieux et sans valeur ajoutée. Scanner un document papier, c'est créer des données numériques à partir d'un support physique. Quand on crée un scan à partir d'un document, on le numérise donc.
Nous identifions donc trois risques majeurs attachés aux ressources humaines : le manque d'adhésion ou le rejet par les employés de la politique de numérisation de l'entreprise, les risques sociaux et enfin la sclérose des compétences.
En matière de documents, la numérisation consiste à remplacer un support papier par un fichier électronique. L'intérêt de la numérisation est de pouvoir faire une copie avec l'essentiel du contenu, copie qui pourra ensuite être stockée, indexée et retrouvée par une recherche automatisée.
Aujourd'hui, l'enjeu de la numérisation ne se limite plus à traiter un maximum de pages par minute. Il s'agit désormais de convertir les datas en service à forte valeur ajoutée pour le client. Avec la diversification des formats (papier, électronique, sonore, photo, vidéo etc.)
La numérisation de documents consiste le plus souvent en la création d'un fichier informatisé (ou copie numérique), à partir d'un document papier. Cette méthodologie, largement répandue depuis quelques années dans les plus grandes entreprises, est en passe de devenir la norme en matière de gestion documentaire.
La numérisation consiste à créer, à partir d'un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne.
« Toutefois, il y a également de véritables inconvénients, y compris les problèmes de surveillance et de sécurité et la possibilité bien réelle que la technologie creuse des inégalités entre ceux qui y ont accès et ceux qui n'y ont pas accès. »
L'un des inconvénients du numérique, c'est la gourmandise de l'écran en énergie. A moins de disposer de batteries de rechange, soit un surcoût non négligeable, il vous faut donc recharger votre batterie tous les deux soirs, voire tous les soirs selon votre usage (et davantage dans les pays froids).
Le format PDF vous permet de conserver intacts tous les éléments non textuels, quel que soit le format d'origine du document. Cela inclut les images, les mises en page et les liens hypertextes, par exemple.
Les inconvénients de la digitalisation
Certains risques de sécurité: La dématérialisation consiste à stocker certains (ou la totalité) de vos documents. Par conséquent, ils constituent des données sensibles qui peuvent potentiellement être compromises.
La numérisation de documents consiste à créer la copie électronique d'un document au format papier. On crée une photo fidèle des données du document original (texte, images…) à l'aide d'un scanner. On procède ensuite à l'archivage du fichier numérique en ligne ou en local.
Qu'est-ce qu'un scanner ? Contrairement à une imprimante qui fait sortir un document papier, au travers d'une clé USB ou un ordinateur. Un Scanner procède de la façon inverse. À partir d'une feuille de papier, un document, on réussit à obtenir un document numérique.
Procédure de base pour l'envoi d'un e-mail
Sélectionnez [Numériser vers e-mail] sur l'écran du scanner. Placez l'original sur le scanner. Appuyez sur [Paramètres d'envoi] sur l'écran du scanner. Appuyez sur [Expéditeur] et spécifiez l'expéditeur.
La numérisation consiste à transformer un document papier, ou n'importe quel support physique, en document électronique. Les données ainsi obtenues sont ensuite placées dans un espace de stockage numérique. L'indexation des fichiers numérisés en permet ensuite la gestion et le traitement.
Fondée sur une dynamique marchande, la numérisation du monde permet l'exercice d'une puissance transparente sur des individus connectés. Elle accompagne la mutation du capitalisme financier vers une nouvelle géopolitique des territoires.
La fabrication de nos appareils numériques a également un impact social et éthique. L'extraction des matières premières et la fabrication sont souvent localisées dans des pays où les conditions de travail sont très mauvaises, ne respectant pas les droits humains fondamentaux.
La numérisation n'a pas pu être terminée, car le nombre maximal de pages pouvant être numérisées par cet appareil a été dépassé au cours de l'écriture sur le périphérique de stockage. Réduisez le nombre de documents à enregistrer sur le périphérique de stockage, puis réessayez.
Souplesse et rapidité du numérique
La photo numérique offre une grande souplesse. Son premier avantage est le contrôle immédiat du résultat, son second avantage est le droit à l'erreur. Résultat : si l'image ne plaît pas, on l'efface et cela ne coûte rien puisqu'on ne gâche pas de film.