WinRAR. Il s'agit d'une solution d'archivage qui aide les utilisateurs à créer des sauvegardes de données, à extraire des fichiers, à gérer des documents, etc.
DocuWare est le logiciel GED incontournable, utilisé par des milliers d'organisations dans tous les secteurs, y compris les finances, la RH, la comptabilité, le droit, la qualité, etc. L'éditeur propose de nombreuses applications à intégrer au logiciel (DocuWare Mobile, DocuWare PaperScan, DocuWare Hub, etc.).
Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
L'archivage numérique consiste à conserver les données sous forme électronique. Tous les types de documents sont concernés : email, dossiers papiers, contrats, factures, plans, données de santé… Mais l'archivage numérique permet aussi de consulter et modifier les informations.
Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : L'identification et l'authentification des archives.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Pour choisir son logiciel de GED, il faut déterminer le volume de documents mensuel de son entreprise et les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation de la gestion documentaire. Il faut également choisir un éditeur proposant un logiciel de GED évolutif et adapté aux processus métier de son entreprise.
Vous pouvez aussi créer une mindmap à l'aide d'outils comme MindManager ou Mindmeister. Ou sur papier pour vous aider à visualiser et ordonner au mieux votre classement. Encore une fois, l'essentiel est que cela soit parfaitement logique pour vous.
Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé.
Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.
Pour vos données personnelles, les supports les plus fréquents sont la clé usb , le disque dur ou le cloud. Personnellement, j'utilise un disque dur externe car sa capacité de stockage est plus élevée qu'une clé usb.
La première chose à faire pour ranger et organiser les documents et fichiers numériques est de créer des dossiers généraux. Cela vous permettra de les retrouver rapidement. Vous pouvez structurer vos dossiers de différentes manières. Vous pouvez, par exemple, les classer par client ou par projet.
Ainsi, un archivage de documents efficace vous permet de produire les documents indispensables lors d'un contrôle administratif, d'un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre.
Les factures d'eau et les factures EDF sont à garder pendant 5 ans. Il existe encore beaucoup d'autres documents administratifs comme les relevés bancaires qu'il faut garder 5 ans ou encore les bulletins de paie à conserver jusqu'à la liquidation des droits à la retraite ou encore.
Tout d'abord, l'archivage est une obligation légale ayant pour finalité de garantir l'accès aux documents et données conservés pour des raisons administratives, juridiques, historiques ou culturelles. Il est interdit de détruire des documents sans bordereau d'élimination.