Il prend des mesures pour assurer la conservation, la restauration et la sécurisation des documents. Il assure également le rangement des documents, met en place leur conditionnement et supervise la destruction de certains documents, selon les dispositions réglementaire en vigueur.
Faire appel à un archiviste est nécessaire pour la gestion des archives. À l'occasion de cette gestion, divers actes concrets sont posés. L'archiviste veille notamment à faire un tri de tous les documents qui doivent être conservés et ceux qui peuvent être détruits.
Il doit être sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit également d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui souvent sont très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
Collecter, étudier, classer, restaurer ou transmettre sur demande tout type de documents (du manuscrit du Moyen Âge, à l'enregistrement vidéo en passant par l'acte notarié), tel est le rôle de l'archiviste.
Les archives publiques sont les archives produites par les pouvoirs publics et par les organismes chargés d'une mission de service public (établissements publics, organismes consulaires, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, officiers ministériels).
Propriétaires de leurs archives,les communes et groupements de communes sont responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs documents historiques sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat.
Le service d'archives a pour mission de collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur l'ensemble des documents d'archives produits ou reçus. Pour cela, il effectue un tri et procède à l'élimination des archives qu'il gère conformément aux règles et aux termes des durées légales de conservation.
Le documentaliste a un sérieux rival qu'on appelle « moteur de recherche ». L'archiviste se demande ce qu'il peut et ce qu'il doit archiver.
Les diplômes pour devenir archiviste
L'insertion professionnelle peut se faire dès le bac +2, mais les poursuites d'études sont nombreuses pour ceux qui souhaitent développer leurs compétences. Les principaux diplômes du bac +2 au bac +5 : le DUT Information-Communication option métiers du livre et du patrimoine.
Le documentaliste connaît les supports informatiques et multimédias (cédérom, Internet, etc.) et travaille en réseau. Les rapports avec les utilisateurs et les partenaires représentent une large part de l'activité. Le documentaliste travaille dans une bibliothèque, un centre d'information dans une entreprise.
Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
1. Recueillir et classer dans des archives un document, un ouvrage. 2. Enregistrer quelque chose, un événement dans un document d'archives.
La valeur patrimoniale des archives est exprimée par leur sort final, c'est-à-dire qu'à la fin de leur durée de conservation, les archives sont soit détruites soit versées dans un service d'archives publiques pour être conservées au titre des archives historiques.
Un archiviste est un professionnel responsable des archives de l'administration, de l'entreprise ou de l'association pour laquelle il travaille.
Le Processus d'archivage, appelé également Records management process, désigne dans son ensemble, les activités de gestion d'archives visant à faire de l'archivage des documents à valeur probante de l'activité de l'entreprise, un corpus cohérent d'archives accessible et communicable.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Les documents sociaux sont aussi à conserver. Ils permettent de prouver le versement des cotisations sociales par exemple jusqu'à validation de la retraite. Quant aux documents commerciaux, la durée de conservation légale est généralement de 5 à 10 ans, selon la nature des créances et des dettes.
C'est la naissance du premier dépôt central d'archives d'un État, concrétisée par la promulgation d'une ordonnance royale du 24 août 1588, qui constitue la « première réglementation archivistique moderne » (toujours selon Robert-Henri Bautier).
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Quel salaire pour un documentaliste ? Un documentaliste n'a pas le même salaire selon le secteur dans lequel il travaille. Ainsi, dans la fonction publique, un documentaliste débutant touche environ 1 600 € bruts/mois, tandis qu'un documentaliste du privé est rémunéré environ 1 800 € bruts/mois au début de sa carrière.