Le classement des documents est un pré-requis indispensable à la bonne gestion d'une entreprise. Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents.
Un bon classement permet gain de temps et économie. A contrario, l'égarement d'un document peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût sonnant et trébuchant pour l'obtention d'un duplicata (par exemple pour les factures Orange ou pour les documents bancaires).
Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
Les objectifs d'un classement peuvent être de rendre compte de l'activité et des résultats scientifiques d'un établissement, d'aider les étudiants dans leur choix, d'attirer des partenaires institutionnels, ou d'accroître la visibilité de l'établissement auprès des décideurs politiques et des citoyens.
Le classement des documents en entreprise est un pré-requis capital pour une bonne gestion d'entreprise. Le classement administratif de documents comprend les tâches qui permettent le traitement et la classification des documents afin de rendre facile la recherche de documents dans l'entreprise.
En bibliothéconomie ou en archivistique, un plan de classement est un outil d'organisation de documents qui facilite leur classement et leur repérage. Il permet de s'orienter de manière logique et hiérarchique — d'un sujet général à un sujet spécifique — dans un fonds d'archives ou une collection.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
Un bon classement doit permettre de retrouver rapidement un justificatif à partir du numéro qui lui a été attribué dans la comptabilité. Il existe plusieurs méthodes de classement des pièces comptables, selon la périodicité de saisie et les caractéristiques propres à l'entreprise.
I- Définition des termes: Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents. Il consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
classement
1. Action de classer des objets, des personnes selon un certain ordre ; manière dont ils sont classés ; ordre dans lequel on les range. 2. Rang dans lequel une personne est classée : Obtenir un bon classement aux épreuves de qualification.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Le classement de documents se définit par la manière d'ordonner et d'archiver toutes les pièces administratives d'une organisation. Quels que soient les formats des dossiers, l'essentiel est de créer une archive fiable et accessible.
Pour qu'il soit efficace, la règle à respecter est de classer les documents du plus récent au plus ancien. Cela dit, en ouvrant un classeur, c'est donc les documents récents qui se trouveront au-dessus des plus anciens.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Les principaux critères de classification sont : le statut, la profession, la qualification ou la place dans la hiérarchie, la taille de l'entreprise, l'activité économique de l'entreprise...
le sens des deux substantifs, citent le Littré: «Le classement est l'action de ranger effectivement d'après un certain ordre... La classification est l'ensemble des règles qui doivent présider au classement effectif ou qui déterminent idéalement un ordre dans les objets».
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
A l'aide de ce cadre de classement, chaque commune doit élaborer un plan de classement qui lui est propre et qui sert à classer tous les documents créés ou reçus dans le cadre de ses activités. Le cadre de classement n'a donc pas été conçu pour être repris tel quel, mais comme une base de travail.