Le principe de conservation des documents en archivistique ou en sciences de l'information et des bibliothèques est l'un des piliers essentiels de ces disciplines, avec la collecte des documents, le classement des archives ou les classifications décimales ou documentaires des bibliothèques ou centres de ressources.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité à long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend à la fois des règles (procédures), des compétences et des infrastructures.
L'archivage de fichier consiste à créer des archives, dans lesquelles vous pouvez placer vos fichiers. L'archivage réunit dans un seul fichier ce que vous voulez, et comprime les données pour un gain de place (dans la mesure du possible et selon les formats).
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Les deux principes de base de l'archivistique sont d'une part le principe du respect des fonds (principe de provenance), d'autre part le contrôle du cycle de vie de l'information.
L'archivage correct permet de protéger ces droits en cas de contentieux et de justifier toutes les activités lors d'une inspection. De plus, pour qu'une archive ait une valeur probante, il est impératif de pouvoir démontrer son authenticité et son intégrité en particulier pour les documents électroniques.
Un classement et un archivage efficaces réduisent le risque de laisser des documents au vu et au su de personnes non autorisées.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d'archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu'ils reflètent aussi fidèlement que possible l'activité de ceux qui les ont produits.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Les archives sont souvent stockées dans des centres d'archives, des bibliothèques, des musées ou des entrepôts d'archives spécialisés, qui sont équipés de conditions de conservation appropriées pour garantir leur préservation à long terme.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
La suppression des informations d'archive ne supprime pas les documents archivés. Une archive peut être constituée de documents en provenance d'un certain nombre de tiroirs. Les archives peuvent être stockées sur un support fixe ou sur un support amovible.
En France, plusieurs formations initiales permettent d'accéder au métier d'archiviste. La plupart sont des licences (bac + 3) et masters (bac + 5) avec des parcours variés comme Histoire, Documentation, Iconographie et audiovisuel, bibliothéconomie, etc.
Les diplômes pour devenir Archiviste.
Au sein de la fonction publique, le concours externe ou interne est la seule porte d'entrée au métier d'archiviste.
Un dossier est une sorte de classeur dans lequel on range divers fichiers. Un fichier, c'est un ensemble de données considérées comme étant une unité. Il peut être de tout type : un document en traitement de texte, un logiciel, une image, une chanson ... Chaque fichier porte un nom suivi d'une "extension".
- Organise et accompagne toutes actions d'information, de sensibilisation, d'éducation et de formation en relation avec les archives. - Favorise, en particulier, la connaissance des règles et pratiques archivistiques, et contribue à l'égal accès de tous au patrimoine, au savoir et à la culture. 1.
Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.