Une lettre d'annulation de stage doit être brève, précise et polie. Il ne s'agit donc pas d'écrire un roman. Généralement, il faut décrire brièvement son stage, mentionner son intention d'y mettre fin ainsi que les raisons qui ont mené à cette décision.
L'entreprise d'accueil peut rompre la convention de stage en cas de manquement grave du stagiaire à ses obligations (discipline, déroulement du stage, non-respect du règlement intérieur). Le chef d'entreprise fera part de sa décision au stagiaire par écrit en lettre recommandée avec accusé de réception.
Comment annuler un stage mail ? Par la présente, je vous informe que je souhaite mettre fin à ce stage. Les raisons en sont simples, [préciser : tâches ne correspondent pas aux attentes, imprévu, problèmes personnels…]. De ce fait, je souhaiterais que ce stage se termine le [date] en accord avec mon université/école.
Soyez concis, remerciez-les de l'intérêt qu'ils ont porté envers votre candidature et exposez de façon authentique et professionnelle les raisons de votre refus (ex. vous avez eu une autre offre qui concordait à votre désir de développer X compétences, le poste est plus près de chez vous, etc.).
« ça a été une décision difficile, ma décision a été motivée pour des raisons assez subjective : j'ai le sentiment que l'autre offre correspondait plus à mon projet professionnel ». Vous pouvez compléter avec les éléments factuels motivant votre décision mais n'en faite pas trop : restez simple.
Rester aimable sans se justifier
"Par exemple, en écrivant "je ne peux pas t'accorder ce jour de congé" - au lieu de "tu ne peux pas prendre ce jour de congé"- ou "je ne peux pas valider cette proposition", préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. On peut, tout de suite après, ajouter une phrase de réconfort.
Dès lors que la tâche ou la mission entre dans les attributions du salarié, ce dernier ne peut pas refuser de l'exécuter. Il ne peut pas refuser un déplacement alors que cela est prévu dans son contrat de travail à titre d'exemple. Il s'expose de ce fait à une sanction en cas de refus.
Madame, Monsieur, Nous vous remercions de l'attrait que vous avez manifesté pour notre société, en sollicitant un stage, dans notre service (précisez). Malheureusement, malgré tout l'intérêt que représente votre candidature, nous ne sommes pas en mesure de donner une suite favorable à votre demande.
Par cet e-mail, je souhaite vous informer que je ne pourrai, hélas, pas honorer notre rendez-vous du {date et heure}. Bien que reconnaissant. e de la considération apportée à ma candidature, je ne suis finalement plus disponible pour ce poste. En effet, {évoquer la raison seulement si vous le souhaitez}.
Madame, Monsieur, Ayant effectué un stage dans votre entreprise, au service de (précisez le poste), du (précisez la date) au (précisez la date) sous la responsabilité de, Madame, Monsieur, (préciser le nom). Je suis dans le regret de vous informer de ma volonté d'interrompre mon stage à partir du (précisez la date).
Un avenant de modification de stage peut être fait dans le cas d'un changement de tuteur de stage, d'un changement d'enseignant référent, d'une modification de la répartition horaire du stage, d'un changement de gratification, d'un déplacement à l'étranger non prévu par la convention ou d'un changement de missions.
Ils m'ont donné envie de persévérer dans ce métier pour lequel vous m'avez donné le plus grand respect. Je possède désormais une expérience du terrain qui me donne des pistes pour m'améliorer. Avec toute ma reconnaissance, je vous prie d'agréer, (Madame, Monsieur), l'expression de mes salutations distinguées.
Exemples de mails de refus
Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
# 1 : Dites-le de vive voix
Vous devez assumer votre non et pour cela, le dire en face à face. Bannissez le mail et répondez lorsque vous êtes seul(e) avec la personne et mettez-vous dans une posture d'égal(e) à égal(e). Pas question que l'un soit assis et l'autre debout. Regardez-le dans les yeux.
« Je te prie de m'excuser d'être arrivé en retard au rendez-vous ». Ou encore : « Je vous prie de m'excuser d'avoir cassé le verre », si tu casses ton verre au restaurant. Donc, pour t'excuser, tu peux dire « excuse-moi », « je m'excuse » ou « je te prie de m'excuser ».
D'autres phrases pour présenter les excuses poliment : Je vous prie de bien vouloir excuser mon absence. Je vous remercie d'avance de l'attention que vous porterez à mon excuse. J'ai conscience d'avoir mal agi et vous présente mes plus sincères excuses pour ce manquement.
Expliquer votre décision et argumentez si possible votre choix de refuser l'offre d'emploi : exprimer clairement votre refus et à en expliquer la raison. Ces éléments d'informations pourront également être repris à l'écrit si vous optez pour le mail de refus, plus formel.