Cliquez sur l'onglet Fichier. Cliquez sur Outils de nettoyage. Cliquez sur Archiver. Cliquez sur l'option Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers , puis cliquez sur le dossier que vous souhaitez archiver.
Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez archiver. Au-dessus de la liste Documents, sélectionnez le menu à trois points, puis Sélectionnez Enregistrer. Remarque : Dans l'expérience classique, recherchez Archiver sous l'onglet Fichiers du ruban.
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé.
Il vous faudra tout d'abord identifier et authentifier les documents à archiver. Cela va permettre de garantir la valeur probante des documents et noter la durée de conservation légale de chacun d'entre eux selon leur nature. Vient ensuite le stockage de ces documents, à entreposer en un lieu adapté.
Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d'archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu'ils reflètent aussi fidèlement que possible l'activité de ceux qui les ont produits.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
rassemblez l'ensemble de vos papiers et les trier par thème (maison, emploi, voiture, etc…); pour chaque thème, classez les documents du plus récent au plus ancien; classez aussi par type de document (factures, relevés, attestations, etc.);
Une archive est un fichier dans lequel se trouve tout le contenu d'un dossier (fichiers, arborescence et droits d'accès). Les archives sont généralement des fichiers portant l'extension . tar (format UNIX) ou . zip (sous Windows) et ceux-ci sont souvent compressés.
Un archiveur de fichiers est un programme informatique qui regroupe plusieurs fichiers en un seul fichier, ou une série de fichiers, pour en faciliter le transport ou le stockage.
Conditionnez vos archives dans du matériel adapté : choisissez des boîtes solides, si possible en carton neutre pour les documents de valeur. Adaptez le format de la boîte au document, et non l'inverse ! Proscrivez les pochettes plastiques du commerce en PVC ou les pochettes cartonnées, souvent acides et peu stables.
L'archivage est un ensemble d'actions qui a pour but de garantir l'accessibilité à long terme d'informations (dossiers, documents, données) que l'on doit ou souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Il comprend à la fois des règles (procédures), des compétences et des infrastructures.
Placez votre curseur au début de la page que vous voulez copier. Cliquez et faites glisser le curseur au bas de la page que vous voulez copier. Appuyez sur Ctrl+C sur votre clavier. Conseil : Un autre moyen de copier le texte sélectionné consiste à cliquer sur Accueil > Copier.
Pour décompresser les fichiers
Ouvrez Explorateur de fichiers et recherchez le dossier compressé. Pour décompresser l'intégralité du dossier, faites un clic droit pour sélectionner Extraire tout , puis suivez les instructions. Vous pouvez également sélectionner Extraire tout dans le ruban de commandes.
Comment trouver le dossier d'archivage ? Votre dossier d'archivage se trouve dans la liste des dossiers. Pour afficher la liste des dossiers, sélectionnez Affichage > Volet des dossiersNormal.
Cliquez sur la liste déroulante de tri/filtrage en haut à droite de votre liste de documents. Par défaut, elle est définie sur Consulté récemment. Cliquez sur Archivés. Une liste des documents archivés apparaît.
Une archive peut donc prendre des formes très diverses, physiques ou électroniques : document ou dossier papier, fichier électronique, photographie, bande magnétique… Mais pour être recevable légalement, un document ne doit pas changer de support : Un document électronique natif doit être conservé sous forme numérique.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Le risque de perte ou de fuite des documents
Cela s'ajoute à la difficulté à maîtriser les durées de conservation et les conditions de destruction des archives. Or, en cas de litige par exemple, l'absence de preuve probante peut avoir de lourdes conséquences légales et financières pour l'entreprise.
Dès qu'un document est produit par une personne dans le cadre de son activité, celui-ci doit être considéré comme étant une archive. En fonction du support, l'archive peut-être physique ou électronique.
La suppression des informations d'archive ne supprime pas les documents archivés. Une archive peut être constituée de documents en provenance d'un certain nombre de tiroirs. Les archives peuvent être stockées sur un support fixe ou sur un support amovible.
En matière d'assurance, les quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation doivent être conservés deux ans à compter de la date du document, de même que le contrat d'assurance. Les contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a connaissance du contrat.
Selon le Service Public, les bulletins de paie sont à conserver jusqu'à la liquidation de la retraite. La liquidation de la retraite correspond à l'ensemble des opérations effectuées permettant de déterminer le droit d'un assuré à une pension de vieillesse et à la calculer.