Les règles de convocation d'une Assemblée Générale sont idéalement prévues dans les statuts juridiques de l'association. Ici encore la liberté statutaire est immense. Classiquement, la convocation est écrite, adressée par courrier ou par email ou par voie d'affichage dans un journal.
Réussir l'animation de votre Assemblée générale, c'est en faire un moment de débat ouvert, de réflexions et de convivialité. Plus elle est intéressante, plus vos membres ou actionnaires participeront réellement à l'élaboration de votre stratégie et au renforcement des principes de votre organisation.
C'est pour moi, comme chaque année, un grand plaisir de vous retrouver, et c'est très chaleureusement que j'accueille ici chacun d'entre vous au nom de notre association. Cette soirée est un de ces moments d'échange autour d'objectifs communs, où nous nous retrouvons tous.
Normalement, le PV d'AG est rédigé par les membres de l'organe exécutif (gérant, administrateur, président du conseil d'administration…). Toutefois, il est possible de confier cette tâche à une autre personne.
L'envoi de la question par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) ou lettre recommandée électronique est obligatoire. La demande doit parfois être accompagnée d'un projet de résolution.
La nouvelle rédaction de l' article 48 issue de la loi constitutionnelle du 23 juillet 2008 dispose que l'ordre du jour est fixé par chaque assemblée et instaure un partage de celui-ci entre le Gouvernement et le Parlement.
Comme cité précédemment, les membres peuvent décider de créer une association sans président. Toutefois, le bureau provisoire doit décrire le mode d'organisation dans les statuts dès l'assemblée constitutive. Il faut énumérer les organes dotés d'un réel pouvoir de décision et définir leur fonctionnement.
La tenue d'assemblée générale annuelle a pour objet d'approuver les comptes de l'association. La loi du 1901 n'oblige pas une association à se réunir lors d'une assemblée générale tous les ans, sauf si les statuts de l'association le prévoient.
Une assemblée générale (AG) est le rassemblement de l'ensemble des membres d'une communauté qui vise à permettre le débat et déterminer les décisions qui devront être prises par le groupe. Généralement, l'assemblée générale est l'organe décisionnel du groupement.
L'Assemblée Générale de l'association comprend tous les membres de l'association, à jour de leur cotisation et faisant partie de l'association depuis au moins 3 mois. Ceux-ci peuvent se faire représenter par un autre membre de l'association faisant partie de l'Assemblée Générale.
Modification du nom ou de l'objet de l'association. Modification de l'adresse du siège et/ou de l'adresse de gestion. Désignation de nouveaux dirigeants : les nom, prénom, profession, domicile et nationalité et fonction doivent être déclarés.
Règle générale de calcul du quorum
Le quorum, c'est-à-dire le nombre de conseillers municipaux devant être effectivement présents lors de l'approbation des délibérations, doit être supérieur à la moitié du nombre de conseillers en exercice.
Les demandes d'inscription à l'ordre du jour sont à envoyer à votre syndic de copropriété par courrier recommandé avant que le conseil syndical ait envoyé les convocations d'assemblée générale. Si la loi n'impose aucun délai précis, il est souvent conseillé d'adresser sa demande environ 45 jours avant la date d'AG.
La résolution doit donc être claire, précise, et brève. Les résolutions vagues qui ne disent ou ne proposent rien de précis seront sévèrement critiquées lors du débat. Le contenu de la résolution doit donc faire l'objet d'une recherche approfondie et doit être représentatif de la nation qui la parraine.
L'assemblée générale ordinaire annuelle
Dans les sociétés unipersonnelles (EURL / SASU), l'associé unique a aussi l'obligation d'approuver les comptes dans les 6 mois de la clôture de l'exercice.
Un résumé des débats et les résolutions soumises au vote de l'assemblée ; Le résultat des votes, résolution par résolution ; L'heure de levée de la séance ; La signature de l'organe exécutif.
Au terme de l'alinéa 2 de l'article R. 225-23 du Code de commerce, le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un administrateur. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins.