Ecoutez calmement la demande de votre client jusqu'au bout, attachez-vous à rester le plus calme possible. Reformulez et faites préciser : l'objectif est de bien comprendre la demande. Utilisez la force du "POURQUOI ?" : questionnez pour comprendre ce qui motive le client à faire cette demande.
Proposez d'autres solutions. Si vous êtes confrontés à une demande client à laquelle vous ne pouvez pas accéder, proposez-lui des solutions alternatives. Après avoir parfaitement compris son problème, pensez à lui faire part des mesures que vous êtes prêt à prendre pour répondre à ses besoins.
Dire non, doit se faire de manière directe en étant ferme ce qui vous permettra d'avoir confiance en vous. Bien évidemment, il ne faut pas dire non à tous de manière frontale. L'argumentation est impérative pour montrer que vous pensez avant tout au client et non à accumuler des contrats.
# 1 : Dites-le de vive voix
Vous devez assumer votre non et pour cela, le dire en face à face. Bannissez le mail et répondez lorsque vous êtes seul(e) avec la personne et mettez-vous dans une posture d'égal(e) à égal(e). Pas question que l'un soit assis et l'autre debout.
Dites toujours non à une idée, jamais à une personne.
C'est la meilleure chose à faire pour qu'il se braque. A éviter donc. Plutôt que de dire "Tu n'as pas pensé à ceci", dites plutôt "je pense qu'il serait pertinent d'approfondir tel point".
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Proposez une alternative
Soit vous ne pouvez rien y faire, soit vous ne voulez pas, peu importe si vous proposez vous-même une alternative. 'Non, ce n'est pas possible mais je peux en revanche vous proposer ceci…' Posez ainsi vos limites. Vous déplacerez le problème de façon magistrale.
Dites non dès que possible. Le plus rapidement vous indiquez votre refus, le plus il sera facile pour le destinataire de le recevoir avec l'espoir de recevoir des «oui» de ses autres invités. Remerciez la personne de vous avoir invité. Si vous avez un autre engagement, mentionnez-le au début de votre conversation.
Expliquer votre décision et argumentez si possible votre choix de refuser l'offre d'emploi : exprimer clairement votre refus et à en expliquer la raison. Ces éléments d'informations pourront également être repris à l'écrit si vous optez pour le mail de refus, plus formel.
J'ai reçu ledit devis le [date] et je vous en remercie. Cependant, je suis au regret de vous informer que je ne souhaite pas donner suite en raison de [son coût trop élevé/l'abandon du projet/...]. Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de ma sincère considération.
Ne pas se justifier
Dites simplement que vous ne pouvez pas, sans vous justifier et sans mentir, au risque de donner l'impression que votre refus n'est pas légitime. Vous avez le droit d'être fatigué, vous avez le droit de vouloir rester chez vous, vous avez le droit de dire non à ce que vous voulez.
Utilisez le “oui mais”
L'astuce : Dites : “Ce sera avec plaisir, oui mais là, tout de suite, ce n'est pas ma priorité. Je suis sur un dossier urgent et important. On verra cela plus tard si tu veux bien”. L'avis de la coach : “Proposez un autre créneau pour voir avec votre chef/collègue le sujet en question.
Pour rejeter poliment une candidature, il est important de garder une communication personnelle, que vous décidiez de le faire par téléphone ou par courriel. Ne suivez pas le même script, n'oubliez pas d'utiliser leur nom et mentionnez quelques éléments positifs dont vous avez parlé pendant l'entretien.
Lui proposer un autre prestataire si vous ne voulez pas travaillez avec lui. Ainsi le prospect vous considérera comme professionnel car vous lui avez expliqué pourquoi vous ne pouvez pas travailler avec lui et vous résolvez son problème en l'orientant vers un autre expert.
"Je suis ravi(e) que mon offre vous intéresse, mais pourquoi -25% ?" L'objectif est d'obtenir de votre interlocuteur les éléments factuels qui l'autorisent à faire cette demande. Vous serez ainsi capable de répondre aux objections formulées, voire d'obtenir la copie des devis concurrents.
Pour rattraper un client, ayez la bonne attitude après un refus. Suite à une réponse négative, vous pouvez contacter le prospect ou le client pour lui demander les raisons de son refus. N'hésitez pas à solliciter une tierce personne (un autre service ou un commercial différent) pour le faire.
Soyez sincère et constructive. Par exemple, vous pouvez dire ceci : « Je ne peux plus sortir avec toi. Tu m'énerves, car tu ne fais qu'annuler nos programmes sans m'avertir. » Vous pouvez aussi dire quelque chose de gentil, comme ceci : « J'aime beaucoup sortir avec toi, mais je pense qu'il est temps de m'en aller. »
Soyez aimable mais ferme, ne vous plaignez pas, sachez de quoi vous parlez et expliquez-lui le problème. Exposez-lui ce que vous souhaitez, évoquez les suites qu'aurait un statu quo et informez-le que si rien ne change, vous agirez en conséquence. Ce sera alors le moment approprié pour aller voir votre chef."
Exemples possibles : « Je suis désolé, mais j'ai déjà promis au collègue XYZ de l'aider pour ses missions. » « Je peux m'en charger, mais ce n'est pas mon domaine de compétence et j'aurais besoin auparavant d'un temps de formation. Cela serait peut-être plus rapide si collègue XYZ s'en chargeait.