Nous sommes vraiment désolés pour tout inconvénient causé et nous voulons que vous soyez entièrement satisfait de votre expérience avec nous. Veillez s'il vous plaît à me fournir les détails de votre expérience afin que nous puissions résoudre rapidement le problème et vous offrir une solution satisfaisante.
“Je m'excuse pour l'attente, le service qui peut vous renseigner est actuellement occupé, puis-je vous demander de patienter encore quelques minutes ?” Une excuse pour l'attente fera savoir à votre client que son temps est important pour vous et votre entreprise.
Chère [nom], Je vous écris pour vous informer que [information à transmettre au client]. Nous sommes conscients que cela peut être frustrant et nous faisons tout notre possible pour résoudre le problème le plus rapidement possible. Si vous avez des questions ou des inquiétudes, n'hésitez pas à nous contacter.
Reformulez avec des mots simples et des objectifs visant à résoudre le ou les problèmes : “Si je vous ai bien compris, vous avez été contrarié par le temps d'attente en caisse…” Si vous avez oublié un élément ou mal compris ce qu'il vous a expliqué, le client pourra ainsi reformuler ou détailler de nouveau la situation ...
Les mots-clés les plus importants pour convaincre sont ceux qui montrent les avantages de votre produit ou service, tels que “gratuit”, “meilleur prix”, “garantie” etc. Il est également important d'utiliser des mots-clés qui montrent que votre produit ou service est unique, tels que “exclusif” ou “innovant”.
Nous sommes désolés que vous n'ayez pas été pleinement satisfait de notre produit et nous vous prions de bien vouloir accepter nos plus sincères excuses. Nous tenons à ce que nos clients soient entièrement satisfaits et nous sommes donc prêts à trouver une solution à votre problème.
Je suis sincèrement désolé de vous répondre si tardivement. Votre e-mail méritait une réponse rapide, je comprends donc parfaitement votre frustration. Comme vous l'avez demandé, j'ai [resolved original issue]. N'hésitez pas à me contacter si vous rencontrez d'autres problèmes.
Nous vous remercions pour votre récent achat chez (nom de la marque). Nous espérons que votre achat du (nom du produit) vous apporte satisfaction. Pour améliorer la qualité de notre service et offrir la meilleure expérience client possible, nous souhaiterions avoir votre avis sur notre prestation.
Bonjour Madame ou Monsieur suivi du nom de famille lorsque vous connaissez votre interlocuteur ; Madame, Monsieur si vous ne connaissez pas le destinataire ; Monsieur le Directeur ou Madame la Directrice lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique avec un titre.
Le client mécontent s'apaisera toujours plus rapidement face à la sincérité de son interlocuteur. Expliquez-lui honnêtement comment et pourquoi ce problème a eu lieu. Cela ne sert à rien de cacher la vérité ou de s'engager sur des promesses qui ne seront pas tenues, car le client s'en rendra compte très rapidement.
Je vous écris pour exprimer mon mécontentement suite à mon expérience avec notre entreprise. J'ai été déçu(e) par [problème rencontré] et je souhaite que cela soit résolu de manière satisfaisante. Je suis sûr(e) que vous comprenez ma frustration et j'espère que nous pourrons trouver une solution ensemble.
Ecoutez calmement la demande de votre client jusqu'au bout, attachez-vous à rester le plus calme possible. Reformulez et faites préciser : l'objectif est de bien comprendre la demande. Utilisez la force du "POURQUOI ?" : questionnez pour comprendre ce qui motive le client à faire cette demande.
Si votre prospect vous répond que votre solution est plus chère que les concurrents, dites-lui : « En effet, notre solution est plus chère. Cependant, j'ai bien compris que ce qui était important pour vous était… » Vous reprenez les principales motivations de votre interlocuteur.
Reformuler, acquiescer, demander de développer les points sensibles… autant d'éléments qui vont vous permettre de montrer que vous êtes engagé dans la relation client et que vous comprenez le mécontentement. Il s'agit généralement du meilleur moyen de désamorcer une agressivité au téléphone.
Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Cependant, après une étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable. En effet, [expliquer la raison du refus].
« Lorsque le prospect dit non, il exprime souvent une forme de protection. Il attend des arguments solides, il veut être tout simplement sûr de faire le bon choix. Le « NON » initial peut être le point de départ d'une vente réussie si nous savons comment l'appréhender.
Pour se faire rembourser, le requérant doit généralement s'adresser par courrier recommandé avec accusé réception. Cela permet de dater la réclamation et de faire courir les délais.
Offrez une garantie pour rassurer le client et lui montrer que vous êtes confiant dans votre produit ou service. Soyez honnête : Soyez honnête avec le client sur les avantages et les inconvénients de votre produit ou service. Cela montrera que vous êtes transparent et que vous avez confiance en ce que vous vendez.
Une réponse calme et posée peut aider à apaiser la situation et à prévenir l'escalade du conflit. L'empathie joue également un rôle clé : montrer au client que vous comprenez son point de vue et que vous êtes là pour l'aider peut grandement contribuer à désamorcer la tension.
L'insatisfaction client est un terme utilisé pour décrire une situation où les attentes d'un client ne sont pas satisfaites par l'expérience de service qu'il a reçue. Cela peut être le résultat de divers problèmes, allant de la qualité du service aux réponses insuffisantes face aux plaintes des clients.