Pour rédiger correctement une lettre administrative, il faut avant tout bien déterminer ce qu'on souhaite demander ou déclarer. Il faut surtout aller à l'essentiel en évitant d'exposer des éléments qui n'auraient rien à voir avec votre affaire. Donc pour être sûr d'être compris du premier coup, faites simple !
Ex : Madame, Monsieur... (formule d'appel, formule de politesse, adresse). ⇒ On la met assez souvent aux noms de dignités, titres et fonctions. Ex : Monsieur le Président, Monsieur le Préfet...
Demandez-vous donc ce que votre interlocuteur doit faire après avoir lu votre lettre… et dites-le lui sans ambiguïté : Je voudrais un rendez-vous / J'exige des explications / je demande que M. Untel soit sanctionné… J'aimerais que tu me pardonnes / Je te propose un rendez-vous / Je voudrais que que tu me comprennes…
Quand on demande poliment quelque chose, il vaut mieux utiliser “je voudrais”. À première vue, la phrase suivante est parfaitement correcte: Je veux un café. En effet, grammaticalement, il n'y a rien à redire: le verbe “vouloir” est parfaitement conjugué à la 1re personne du présent de l'indicatif.
Service-Public.fr propose de nombreuses lettres types, disponibles gratuitement. Elles concernent des thèmes importants de la vie courante et vous aident dans vos démarches. Deux nouveaux modèles sont en ligne : Modèle de lettre - Informer la banque du décès d'un proche.
Contenu : Madame [nom] / Monsieur [nom], En témoignage de tout mon intérêt pour le poste de [nom du poste] à pourvoir à vos côtés, je vous transmets en pièce jointe ma candidature composée d'un CV, une lettre de motivation et de [document supplémentaire si nécessaire].
Dans la correspondance administrative, les formules d'appel les plus courantes sont Madame et Monsieur. Quand on s'adresse à une femme, on l'appelle Madame; en effet, Mademoiselle ne s'emploie que si l'on s'adresse à une toute jeune fille ou à une femme qui tient à se faire appeler ainsi.
Les lettres officielles commencent par « Cher » et le nom de la personne qui reçoit votre lettre . Si vous ne connaissez pas le nom, écrivez le titre du poste ou du département. N’utilisez « À qui de droit » qu’en dernier recours. Le format de lettre formel le plus courant est le style bloc : un espace simple et une justification à gauche de chaque paragraphe.
Une lettre administrative constitue effectivement une preuve réelle de la démarche engagée que l'on peut réaliser et apporter à toutes fins utiles. Dans un premier temps, avant même la rédaction de celle-ci, il convient de déterminer l'objet de la déclaration ou de la demande.
Transmissions destinées à informer les destinataires d'informations réglementaires ou administratives spécifiques ou à clarifier ces informations .
Bonjour Madame ou Monsieur suivi du nom de famille lorsque vous connaissez votre interlocuteur ; Madame, Monsieur si vous ne connaissez pas le destinataire ; Monsieur le Directeur ou Madame la Directrice lorsque vous vous adressez à un supérieur hiérarchique avec un titre.
Chère [nom], Je vous écris pour vous informer que [information à transmettre au client]. Nous sommes conscients que cela peut être frustrant et nous faisons tout notre possible pour résoudre le problème le plus rapidement possible. Si vous avez des questions ou des inquiétudes, n'hésitez pas à nous contacter.
Dites : « comment vas-tu ces derniers temps ? » Vous pouvez aussi lui poser des questions comme : « comment ça va », « veux-tu en parler X Source de recherche ? » Entamer la conversation peut être la phase la plus délicate. Plongez-vous-y directement et permettez-lui de répondre comme il l'entend.
"Cordialement", "Bien cordialement", "Sincèrement" (simple et direct, entre collègues) "Bien à vous", "À bientôt", "Amicalement", "Bonne lecture" (convivial et détendu) "Salutations distinguées" ou "Sincères salutations" (plus solennel, avec une légère distance)
Exemples de formules de politesse simples :
« Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes meilleurs sentiments. » « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération distinguée. » « Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l'expression de mes sentiments distingués. »
La lettre en forme administrative ne comporte ni formule d'appel ni formule de politesse. Elle doit respecter un formalisme rigoureux. Elle comporte obligatoirement les mentions suivantes : nom de l'école, références, objet et, éventuellement, pièce(s) jointe(s).
La lettre administrative en forme personnelle diffère peu de la lettre professionnelle. En revanche, la lettre en forme administrative ne comporte pas de titre de civilité ni de formule de politesse. Le style est direct avec l'emploi du « je ».