Écoutez-le attentivement et paraphrasez ses propos pour montrer que vous le comprenez. Posez-lui des questions qui ne nécessitent que « oui » ou « non » comme réponse. Et si besoin, évoquer un autre rendez-vous ou une obligation personnelle (comme aller chercher votre petit dernier à la crèche).
Faites suffisamment de pauses en parlant – pas uniquement pour reprendre votre souffle, mais aussi pour donner à votre interlocuteur l'occasion de saisir votre message. Modulez votre voix, ne parlez pas à voix trop haute ni trop basse. Au téléphone aussi, veillez à votre langage corporel.
Vous pouvez utiliser une formule du genre : « Bonjour (nom de l'appelant). Je m'appelle (votre nom), je serai heureux de vous aider. ». Utiliser le nom de la personne qui appelle et le dire correctement est un moyen efficace de lui faire savoir que vous avez l'intention de l'aider.
“Je m'excuse pour l'attente, le service qui peut vous renseigner est actuellement occupé, puis-je vous demander de patienter encore quelques minutes ?” Une excuse pour l'attente fera savoir à votre client que son temps est important pour vous et votre entreprise.
Quelles attitudes doivent avoir les interlocuteurs lors d'une communication téléphonique ?
– Laisser l'interlocuteur exprimer sa colère
Pour éviter tout risque de débordement, il convient de rester calme et à l'écoute. Il faut éviter de l'interrompre, et n'intervenir que lorsque le calme revient. Toutefois, il doit savoir que vous l'écoutez et que vous vous souciez de ses besoins.
Qu'est-ce que une situation négative au téléphone ?
Cela signifie que nous mettons de côté tout sentiment que nous pourrions avoir, que la situation soit ou pas de notre faute, que notre client a ou pas commis une erreur ou qu'il nous critique de manière injuste ou justifié.
Les personnes empathiques possèdent des qualités et des compétences qui leur sont propres. Elles ont souvent une bonne estime d'elles mais sont aussi observatrices et curieuses de l'autre.
L'un des styles de leadership les plus courants est le style directif. Un leader directif s'attache à être instructif, à dire à son personnel ce qu'il est censé réaliser et à lui expliquer comment s'acquitter de ses tâches quotidiennes.
Politesse et téléphone : qui aura le dernier mot ? Certes il ne s'agit pas d'une règle absolue, mais de manière générale il est admis que la personne qui appelle raccroche la première. C'est un usage, dirons-nous.