Lorsque le client est colérique ou agressif au téléphone, prenez sa demande en note (elle est souvent faite dès le début de l'appel) ou assurez-vous qu'il la précise. ...
Permettez au client d'exprimer son point de vue et passez en mode solutions.
Prêtez attention au ton et aux mots que vous utilisez.
Un client arrogant est exigeant, hautain et veut vous montrer qu'il est supérieur aux autres. Soyez à l'écoute, empathique, et rappelez lui en argumentant ce qu'il est possible de faire ou ne pas faire.
Une méthode efficace est de répondre de manière ciblée en fonction de la nature de l'attaque. - Face à un message portant sur un sentiment ou des émotions, reformulez ceux-ci de manière empathique : Je te comprends, J'en prends note, etc.
Écoutez-le attentivement et paraphrasez ses propos pour montrer que vous le comprenez. Posez-lui des questions qui ne nécessitent que « oui » ou « non » comme réponse. Et si besoin, évoquer un autre rendez-vous ou une obligation personnelle (comme aller chercher votre petit dernier à la crèche).
Lorsque le client présente des réticences face à une offre, il est important de prendre en compte ses préoccupations. Qu'il s'agisse du prix, du contenu de ce que vous présentez ou de votre expertise, l'acheteur a besoin d'être rassuré sur le fait que votre proposition répond véritablement à ses besoins.
Cher (Monsieur, Madame), Nous avons bien pris en compte votre courrier (mail) du (date) concernant votre commande du (date), qui ne vous a pas apporté toute satisfaction. Nous vous présentons tout d'abord nos excuses pour ce désagrément et vous assurons de toute notre compréhension face à votre mécontentement.
Pour faire face à une attitude agressive, il s'agit, tout d'abord, de ne pas se laisser envahir par l'agressivité de l'autre. C'est avant tout rester soi-même, « rester, ou revenir chez soi », pour mettre l'autre à distance. Au-delà des techniques, il s'agit d'une posture, d'un savoir-être.
Quand quelqu'un vous provoque verbalement et essaie de vous pousser à bout, choisissez tout naturellement de l'ignorer et de ne pas lui répondre, voire même de quitter la pièce sans mot dire. Cette méthode va embarrasser la personne qui essaie de vous toucher, et celle-ci se retrouvera penaud face à votre silence d'or.
L'une des stratégies pour faire face aux provocations consiste à faire semblant de ne pas entendre ce que les brutes disent, afin de pouvoir transformer cela en blague. S'ils se présentent devant vous et essayent de vous obliger à répliquer, mettez simplement la main à l'oreille et remuez la tête.
Réagir quand la colère n'est pas dirigée contre soi
Ne mettez pas d'huile sur le feu, ne lui dites pas non plus de but en blanc de se calmer, laissez-le exprimer son ressenti. Etre compréhensive, le dire, parler d'une voix calme aidera à l'apaisement.
Comment dire non à un client sans le mettre en colère ?
Ecoutez calmement la demande de votre client jusqu'au bout, attachez-vous à rester le plus calme possible. Reformulez et faites préciser : l'objectif est de bien comprendre la demande. Utilisez la force du "POURQUOI ?" : questionnez pour comprendre ce qui motive le client à faire cette demande.